Richtig Mahnen

Viele von Ihnen kennen das. Ein Kunde zahlt seine Rechnung nicht. Sie müssen den Kunden an die Zahlung erinnern, wenn Sie Ihr Geld haben wollen. Nur wie macht man das am Besten?

 

Dazu gibt es verschiedene Wege, Sie können den Kunden anrufen, ein Fax, eine Email oder einen Brief senden. Jede dieser Kommunikationsformen hat Vor- und Nachteile. Ein Anruf kann zu einer schnellen Zahlung führen, kann aber auch viel Zeit kosten und zu unangenehmen Situationen führen.

Mit dem schriftlichen Weg geht man der direkten Kommunikation zwar aus dem Wege, provoziert aber möglicherweise ungewünschte Reaktionen des Kunden. Zum Beispiel böse Anrufe, weil der Kunde sich zu Unrecht angemahnt sieht. Oder einfach nur die Anforderung einer Rechnungskopie.

Nehmen Sie dem Mahnvorgang die Spitze, in dem Sie freundlich, aber bestimmt und sachlich richtig mahnen. Das gilt besonders für die erste Mahnung. Ob Sie sie nun Mahnung, Zahlungserinnerung oder Kontoauszug nennen, im Kern geht es darum dem Kunden mitzuteilen welche Rechnung(en) bereits fällig sind und bis wann Sie die Zahlung erwarten.

Um nun die Zahlung so schnell wie möglich zu erhalten, können Sie einige Hindernisse direkt aus dem Weg räumen. Der häufigste Grund für die Nichtzahlung ist eine fehlende Rechnung in der Buchhaltung des Kunden. Also unbedingt mit der ersten Mahnung auch gleich eine Rechnungskopie mitsenden. Natürlich gibt es noch viele andere Gründe für die unbezahlte Rechnung. Und hier helfen unsere Antwortformulare, welche Sie jeder Mahnung beifügen.

 

 

Ob nun der Kunde die Ware nicht erhalten hat oder zurückgesendet hat und auf eine Gutschrift wartet. Ob es andere Reklamationsgründe gibt. Oder ob der Fehler schlicht in Ihrer eigenen Buchhaltung liegt, weil Sie zum Beispiel die Zahlung dem falschen Kunden zugeordnet haben. Für alle Beteiligten ist es einfacher, dies auf dem Antwortformular anzukreuzen und ggf. zu erläutern.

 

 

Die Antwortformulare stellen wir Ihnen in Deutsch, Englisch und Französisch kostenlos zur Verfügung. Es sind offene Word-Dateien, Sie müssen nur noch Ihre Firmenangaben eintragen.
Wer es möchte, kann die Vorlagen natürlich auch an das eigene Design anpassen. Es geht hier weniger um das Aussehen, sondern mehr um den Inhalt.

 

 

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg und hoffen natürlich, dass Sie nur selten mahnen müssen.

 

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Kommentare: 3
  • #1

    Thomas (Freitag, 03 Juni 2016 13:41)

    Ich danke Ihnen für diesen interessanten Artikel. Nicht zahlende Kunden sind immer ein Ärgernis. Wichtig ist, dass man dennoch freundlich bleibt. Unnötigen Ärger sollte man sich ersparen.

  • #2

    hpdragon (Freitag, 24 Juni 2016 15:57)

    Richtig! Es kommt immer auf den Ton an. Es ist zwar eine Mahnung. Trotzdem sollte man höflich aber bestimmt bleiben.

  • #3

    Schlüsseldienst Aachen (Freitag, 25 November 2016 17:23)

    Vielen Dank für den hilfreichen Artikel. Höflichkeit ist auch beim Mahnen das beste Mittel. Sonst kann man es sich ganz schnell beim Kunden verscherzen.
    Beste Grüße,
    Manfred