Rechnungen richtig erstellen

Der Buchhalter e.V.

Als Existenzgründer oder junger Unternehmer erstellt man Leistungen oder liefert Waren. Dann steht man man früher oder später vor der Aufgabe diese Lieferungen und Leistungen abzurechnen. Da kann man viel falsch machen und Zeit und Geld verlieren. Oder gleich alles richtig machen!
Wie das geht, lesen Sie hier.

Inhaltliche Anforderungen an die Rechnung:

Welche Angaben sind denn nun zu machen?

 

Kleinbetragsrechnungen

Rechnungen bis zu brutto 150 Euro (ab 01.01.2007) gelten als Kleinbetragsrechnungen. Für sie gelten geringere Anforderungen als an andere Rechnungen.

1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
2. Liefermenge, handelsübliche Bezeichnung der Lieferung bzw. Leistung
3. Entgelt+Steuerbetrag in einer Summe (Bruttobetrag)
4. Steuersatz in Prozent
5. Ausstellungsdatum
6. Hinweis auf Steuerbefreiung

 

Rechnung
Alle Rechnungen über 150 Euro brutto müssen zusätzlich enthalten:

7. Name und Anschrift des Empfängers
8. Tag/Zeitraum der Lieferung oder Leistung
9. Entgelt (also der Nettobetrag,
bei unterschiedlichen Steuersätzen gesondert)

10. Steuerbetrag 

11. Steuernummer
12. Rechnungsnummer fortlaufend
13. Ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung
       

Weitere Rechnungsangaben bei Steuerbefreiungen oder Umkehr der Steuerlast:
• (finanzamtsbezogene) Steuernummer des leistenden Unternehmers oder die vom BZSt erteilte USt-Identifikationsnummer.
• bei innergemeinschaftlichen Lieferungen, Handelsvertreter-, Güterbeförderungs- und Bearbeitungsleistungen: USt-Id-Nr. des Kunden
• Name und Anschrift leistender Unternehmer
• Bemessungsgrundlage (bei unterschiedlichen Steuersätzen gesondert)
• Steuerbetrag und maßgeblicher Steuersatz entfallen bei Steuerbefreiung oder Steuerschuldnerschaft des Auftraggebers.
• Hinweis auf Art der Steuerbefreiung oder auf Steuerschuldnerschaft des Auftraggebers
• bei Lieferungen neuer Fahrzeuge an Abnehmer ohne USt-IdNr. Angaben nach § 1 b Abs. 2 und 3 UStG
• bei Schlussrechnung: vorher vereinnahmte Teilentgelte und auf sie entfallende Steuerbeträge absetzen, falls über Teilentgelte Rechnungen ausgestellt worden sind
• Hinweis auf Anwendung der Differenzbesteuerung (Reiseleistung, Gebrauchtwaren)
• Hinweis auf Aufbewahrungspflicht bei Privatpersonen (zwei Jahre)
• Ab 01.01.2009 entfällt Pflicht zur Rechnungsstellung bei nach § 4 Nr. 8-28 UStG steuerfreien Umsätzen sowie Verpflichtung zu einer zusätzlichen Übermittlung einer Sammelrechnung bei EDI. Ab 01.01.2010 ist USt-Id-Nr. des Leistenden als auch Leistungsempfänger bei Reverse-Charge n. § 13 b Abs. 1 und Abs. 5 S. 1 UStG anzugeben (Grundregelfälle § 3 a Abs. 2 UStG).

Zusätzliche Rechnungsangaben ab 01.01.2013 (Entwurf Jahressteuergesetz 2013)
• „Gutschrift“ bei Abrechnung durch den Leistungsempfänger
• „Steuerschuldnerschaft Leistungsempfänger“ bei Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse-Charge-Verfahren)
• „Sonderregelung für Reisebüros“ bei Besteuerung von Reiseleistungen
• „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“, „Kunstgegenstände/Sonderregelung“ oder Sammlungsstücke „Antiquitäten/Sonderregelung“ bei Abrechnungen über Gegenständen, die der Differenzbesteuerung unterliegen. Für innergemeinschaftliche Lieferungen und für im Inland steuerpflichtige Leistungen eines im übrigen Gemeinschaftsgebiet ansässigen Unternehmers ist ab 01.01.2013: Rechnungsausstellung spätestens am 15. Tag des Monats der auf den Monat folgt, an dem der Steuertatbestand eingetreten ist (bisher: sechs Monate).

Elektronische Rechnung (ab 01.07.2011)
Für Umsätze ab dem 01.07.2011 wird die elektronische Rechnung einer Papierrechnung gleichgestellt. Die elektronische Übermittlung bedarf der Zustimmung des Empfängers (formlos).
Die bisherige Übermittlungsform mittels EDI/elektronisch qualifizierter Signatur bleibt zulässig. Neu für Umsätze ab 01.07.2011 möglich elektronische Übermittlung in anderen Formaten (z. B. EMail mit Anhang (pdf, Textdatei); De-Mail, Computer-Fax, Faxserver, Web-Download). Echtheit der Herkunft (Identität des Rechnungsausstellers), Unversehrtheit des Inhaltes (Pflichtangaben während Übermittlung nicht geändert) und Lesbarkeit (für das menschliche Auge) der Rechnung muss durch jegliches innerbetriebliches Kontrollverfahren mit verlässlichem Prüfpfad zwischen der Rechnung und der Leistung gewährleistet sein. Eine Dokumentationspflicht hierüber besteht nicht. Die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug sind durch den Unternehmer nach wie vor nachzuweisen. Auch der Leistungsempfänger kann elektronische Rechnung in Form einer Gutschrift erstellen. Der Leistende und nicht der Leistungsempfänger hat dann das innerbetriebliche Kontrollverfahren durchzuführen.
Elektronische Rechnungen sind in ihrer originären Form zu archivieren unter Beachtung der GoBs und GDPdU (nicht nur als Papierausdruck). Verletzung der Aufbewahrungspflichten stellt
Ordnungswidrigkeit (§ 26 a UStG) dar ohne Auswirkung auf den Vorsteuerabzug. Auf den Vorsteuerabzug wirkt sich dies jedoch nicht aus, wenn die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug nachgewiesen wurden.

Design-Anforderungen an die Rechnung:

Neben den oben beschriebenen Pflichtangaben, welche ja hauptsächlich die gesetzlichen Anforderungen erfüllen sollen und dem Finanzamt gegenüber "gut aussehen" sollen, gibt es da noch weitere, oft ebenso wichtige Anforderungen an das Aussehen der Rechnung. Heute redet man ja auch vom Design.

Rechnungen erfüllen oft auch repräsentative Aufgaben. Eine gutes Design lässt das eigene Unternehmen im besseren Licht stehen. Die Rechnung dient als Visitenkarte, zeigt eine Botschaft neben den nackten Zahlen.

Wenn das Design passt, zahlen die Kunden pünktlicher, sie werden ggf. erneut Kunden. Sie empfehlen den Unternehmer weiter. Die Rechnung wird also zum wertvollen Marketinginstrument.

 

Ja. Für einige Branchen ist das vielleicht nicht so relevant. So ist es dem Kunden auf dem Wochenmarkt vielleicht egal, wie der Kassenbon aussieht, weil er ja lieber auf die knackigen Äpfel schaut, die er in der Hand hält.

 

Aber ein gutes Design kann auch die Lesbarkeit steigern, eine gute Leistungs- und Produktbeschreibung vermeidet Nachfragen durch den Rechnungsempfänger. Jede Nachfrage führt zu Zahlungsverzögerung und zu Mehraufwand durch das Beantworten! Das gilt besonders auch für die zahlungsrelevanten Angaben. Eine gut lesbare Bankverbindung erleichtert die Zahlung. Klare Angaben zum gewünschten Verwendungszweck erleichtert die Verbuchung der Zahlung(en).

Es lohnt sich also in vieler Hinsicht, in die Gestaltung der Rechnung angemessen zu investieren. Wer das selbst nicht kann (oder will), für den gibt es Dienstleister. So kann er sich zum Beispiel beim gesetzlich, formalen Teil auf einen Softwareanbieter verlassen. Damit wird sicher gestellt, dass zum Beispiel die Rechnungsnummerierung den gesetzlichen Vorgaben entspricht. Und viele der Pflichtangaben werden automatisch berücksichtigt. Und für das Design gibt es andere Experten, die dann nicht nur die Rechnung professionell gestalten, sondern sich auch um das gesamte Erscheinungsbild (Website, Briefpapier, Visitenkarten, Verpackungen, Aufkleber etc.) kümmern können.

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