Reisekosten abrechnen

Auf Geschäftsreisen oder im Kundenkontakt kommt es immer wieder vor, dass Fahrt-, Übernachtungs- oder Bewirtungskosten anfallen. Diese können Sie steuerlich geltend machen. Dabei ist es jedoch unabdingbar, dass entsprechende Dokumente fehlerfrei sind und alle wesentlichen Angaben enthalten.

Andernfalls besteht die Möglichkeit, dass das Finanzamt angefallene Kosten sowie Vorsteuer nicht abziehen. Sollte im Nachhinein festgestellt werden, dass Reise- und Bewirtungsbelege unvollständig oder fehlerhaft sind, drohen Ihnen im Ernstfall sogar Nachzahlungen. Um das zu vermeiden, sollten Sie Folgendes beachten:

Wichtige Angaben auf der Rechnung von Bewirtungskosten

In Bezug auf die Erstellung von Bewirtungsbelegen raten Experten, das immer zeitnah zu erledigen. So sind wichtige Daten und Informationen noch aktuell und Fehler lassen sich leichter vermeiden. Wichtig ist, dass der Original-Beleg mit einer Registrierkasse maschinell erstellt ist. Daneben muss er folgende Angaben enthalten: 

© pattarawat/shutterstock
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  • Ort der Veranstaltung
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Rechnungsbetrag inklusive Mehrwertsteuer
  • Auflistung aller Waren und Dienstleistungen, die verzehrt oder in Anspruch genommen wurden
  • Anzahl der Teilnehmer
  • Grund der Bewirtung 
  • Unterschrift des Steuerpflichtigen

Um die Vollständigkeit und Korrektheit zu gewährleisten, finden Sie zum Beispiel auch online kostenlose Vorlagen für Bewirtungskostenbelege, mit denen Sie Ihre Ausgaben ganz einfach abrechnen können. Zusätzliche Unterstützung zu einer regelkonformen Buchführung erhalten Sie mit einer entsprechenden Software für die Finanzbuchhaltung. In ein solches Programm können Sie die Zahlen und Daten im Rahmen Ihrer Buchhaltung ganz einfach und unkompliziert in vorgegebene Masken einfügen. Auch auf diese Weise vermeiden Sie Fehler und digitalisieren wichtige Angaben, auf die Sie gegebenenfalls später zurückgreifen müssen. 

Wertvolle Tipps zur Erstellung von Rechnungsbelegen

  • Überprüfen Sie die Rechnung direkt nach Erhalt auf deren Richtigkeit.
  • Lassen Sie fehlende oder fehlerhafte Angaben umgehend korrigieren.
  • Kopieren Sie Belege, die auf Thermopapier ausgedruckt sind. Das ist wichtig, denn gemäß § 147 Abgabenordnung (AO) sind Buchungsbelege, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, zehn Jahre aufzubewahren. Natürlich müssen sie über die Jahre hinweg gut leserlich bleiben, was auf Thermopapier nicht sichergestellt ist, da die Aufschrift auf diesem Papier mit der Zeit verblassen kann. 

Wissenswertes zur Abrechnung von Reisekosten

Die Reisekosten, die während einer Dienstreise anfallen, setzen sich aus folgenden Kosten zusammen:

  • Fahrkosten
  • Übernachtungskosten
  • Verpflegungsmehraufwand
  • Reisenebenkosten

Fahrkosten

Wann immer Sie beruflich mit Ihrem privaten Fahrzeug unterwegs sind, können Sie dafür anfallende Kosten steuerlich geltend machen. Dafür wird die sogenannte Kilometerpauschale herangezogen, das heißt ein pauschaler Betrag, der pro Kilometer berechnet wird. Für das Jahr 2017 gelten aktuell folgende Pauschalen:

  • Fahrten mit dem eigenen PKW: 30 Cent pro gefahrenen Kilometer
  • Fahrten mit dem eigenen Motorrad/Moped/Roller/Mofa: 20 Cent pro Kilometer

Übernachtungskosten

Unter Übernachtungskosten fallen die Ausgaben für eine Unterkunft, beispielsweise in einem Hotel, einem Fremdenzimmer oder einem Appartement. Sie können in ihrer vollen Höhe bis zu 48 Monate nach dem Aufenthalt als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, inklusive Vorsteuer. Dafür gilt ein Umsatzsteuersatz von 7 Prozent. Daraus folgt, dass Sie Frühstück sowie Mittag- und Abendessen separat abrechnen müssen, weil hierfür ein Steuersatz von 19 Prozent anfällt.

Verpflegungsmehraufwand

Mit diesem Begriff sind die Mehraufwendungen gemeint,die für eine Person anfallen, weil sie sich aus beruflichen Gründen außerhalb der eigenen Wohnstätte sowie außerhalb des Arbeitsplatzes aufhält. Dafür erhalten Sie eine Pauschale, je nachdem ob Sie zwischen 8 und 24 Stunden oder ganztägig unterwegs sind (24 Stunden). Im ersten Fall beträgt die Pauschale eine Höhe von 12 Euro, im zweiten Fall erhalten Sie 24 Euro. Steuerlich geltend gemacht werden kann der Verpflegungsmehraufwand in Form von Betriebsausgaben oder Werbungskosten. 

 

Reisenebenkosten

Ebenso Reisenebenkosten können in ihrer vollständigen Höhe steuerlich geltend gemacht werden. Darunter fallen beispielsweise:

  • Ausgaben für Mietwagen, Taxi oder öffentliche Verkehrsmittel
  • Kosten für Mautgebühren
  • Kosten für Parkplätze
  • Ausgaben für berufliche Telefongespräche 

Wichtig: Um die Kosten in voller Höhe abrechnen zu können, müssen Sie auch in diesem Fall einen entsprechenden Beleg vorweisen. Haben Sie keinen Beleg erhalten, empfiehlt es sich, einen Eigenbeleg anzufertigen. Auf diesem müssen folgende Angaben zu finden sein:

  • Datum des Aufenthaltes
  • Aufenthaltsort
  • Art der Aufwendung
  • Gezahlter Betrag

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