PDF aufbewahren - aber wie?

Wir kennen das schon lange. Immer mehr Rechnungen kommen per Email ins Haus oder werden in Online-Portalen zum Download bereitgestellt.

Aber was passiert, wenn die Email gelöscht worden ist oder das Kundenportal nicht mehr existiert, weil man z.B. den Telefonanbieter gewechselt hat? Reichen dann die eventuell vorhandenen Ausdrucke? Mitnichten!
Der Gesetzgeber hat bereits vor Jahren die Regeln unter der Abkürzung GoBD vorgegeben.

GoBD - was bedeutet das eigentlich?

Die Abkürzung GoBD steht für den Satz: "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff."

 

Dahinter verbirgt sich ein komplexes und umfangreiches Schriftwerk in dem für Nicht-Juristen so unverständlichen Formulierungen, wie sie nunmal für Gesetzestexte die Regel sind.

Jetzt wollen wir uns nur mal mit dem die Archivierung betreffenden Teil beschäftigen. Buchhaltungsunterlagen, Verträge, Schriftverkehr, Steuerbescheide, Zertifikate, Bedienungsanleitungen uvm. müssen jahrelang aufbewahrt werden. Eigentlich rtecht gut versändlich ist dieser Abschnitt des Handelsgesetzbuches:

§257 HGB Aufbewahrung von Unterlagen. Aufbewahrungsfristen

Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:

1. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,

2. die empfangenen Handelsbriefe,

3. Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,

4. Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs. 1 zu führenden Büchern (Buchungsbelege).

So war es bisher:

Konventionelle Lagerung
Konventionelle Lagerung

Für konventionelle Belege, also papierhafte Belege und Dokumente bedeutet das "knicken, lochen, abheften" und 6-10 Jahre im Keller aufbewahren.
Simpel und unkompliziert. Aber auch mit Nachteilen:

Platzbedarf: Wertvoller Raum wird mit Akten gefüllt und steht für produktive Nutzung nicht mehr zur Verfügung.
Datenzugriff: Auch bei sorgfältiger und gut organisierer Archivierung muss fast immer viel Zeit und Weg aufgewendet werden, um benötigte Unterlagen zu finden.

verbrannte Akten

Datensicherheit: Oft werden ungeeignete Räume genutzt. Akten verschimmeln, Thermobelege verbleichen, Akten werden verknickt, verlegt, gestohlen, verbrannt, unter Wasser gesetzt oder sonstwie beschädigt.
Entsorgung: Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist müssen Belege teuer entsorgt werden, dabei muss auch auf eine fachgerechte Vernichtung geachtet werden.

Die Vorteile der digitalen Archivierung

Platzbedarf: Wertvoller Raum wird frei.
Daten in Form von Bits & Bytes benötigen nun mal sehr wenig Platz.
Datenzugriff: Die Daten sind schnell und einfach verfügbar. Niemand muss ins staubige Aktenlager gehen und sichh mühsam durch die Akten wühlen. Wertvolle Arbeitszeit wird frei.
Datensicherheit: Die Daten sind in deutschen Servern in hochsicherheits-Rechenzentren gespeichert. Sicherer geht es kaum.

Entsorgung: Digitale Akten lassen sich nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist automatisch löschen. Sauber, sicher und komplett.

Server im Rechenzentrum


Soviel zur Archivierung selbst.

Wir wissen - der eine mehr - der andere weniger - wie wir Belege digitalisieren. Wer es noch nicht genau weiss, kann es gerne hier nachlesen und danach zu diesem Beitrag zurückkehren.

 

Der aufmerksame Leser wird bemerken, dass es zwei Gruppen von Belegen gibt, die es zu archivieren gilt:

Analoge (beleghafte) Belege

Diese Belege werden digitalisiert, in der Regel gescant. Das Ergebnis ist eine digitale Kopie des Originals. Nur mit speziellen Verfahren von spezialisierten Dienstleistern ist es möglich, eine unveränderbare digitale Kopie zu erzeugen, die es erlaubt das Original zu vernichten. Das sogenannte "ersetzende scannen".

 

Digitale (dateihafte) Belege

Diese Belege sind bereits digital, sie erreichen uns meistens per Email-Anhang oder werden uns in Kundenportalen zum Download bereitgestellt. Oft wird eine Arbeitskopie ausgedruckt und sogar abgeheftet. Und oft besteht der Irrglaube, dieser Ausdruck sei so gut wie das Original.

 

Dabei müssen auch hier die Originale - also sie Dateien - archiviert werden. Und gerade das passiert häufig nicht. Sei es aus Arg- oder Sorglosigkeit verbunden mit dem Glauben, Emails seien ja sicher und immer wieder herstellbar. Oder sei es in der Annahme, der Ausdruck sei ja abgeheftet und im Archiv. Letzeres ist jedoch falsch und stellt einen Verstoß gegen die Aufbewahrungsvorschriften dar. Und Ersteres ist zumindest grob fahrlässig. Warum? Das können Sie sofort im Selbstversuch probieren: Checken Sie doch mal Ihre Emails die älter sind als 5 Jahre. Sehr wahrscheinlich werden Sie keine mehr finden. Eingangsrechnungen müssen sogar 10 Jahre aufbewahrt werden. Da geht die Erfolgsquote gegen Null.

Fazit und eine Empfehlung

So unlogisch das klingt, es ist (zur Zeit) für viele Unternehmer schwieriger einen digitalen Beleg zu archivieren, als einen analogen Beleg. Das liegt natürlich auch an den eingefahrenen Prozeduren im Umgang mit Belegen. Die meisten von uns sind noch mit Papier aufgewachsen und können damit umgehen. Email und Web-Portale sind jünger und ungewohnt. Eine gute Hilfestellung bieten dabei Softwarelösungen wie zum Beispiel GetMyInvoices. Diese Programme rufen Belege aus Portalen ab und finden relevante Email-Anhänge und führen sie dann einem sicherem digitalem Archiv zu. Und das passiert vollautomatisch. Ein wahrer Segen.

Automatischer Download aus Online-Portalen

Ob Telefonrechnung, Aborechnung oder Flugtickets – GetMyInvoices erfasst all Ihre Rechnungen aus über 2500+ Online-Portalen.

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Der Bearbeitungsaufwand pro Rechnung sinkt damit durchschnittlich um 5 Minuten – so bleibt Ihnen mehr Zeit fürs Kerngeschäft!