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Elektronische Kassensysteme: Verschärfte Regelungen ab 2020

Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) hat ab Januar 2020 verschärfte Regelungen für elektronische Kassensysteme vorgesehen. Damit geht die Bundesregierung eine weitere Maßnahme gegen Steuerhinterziehung an. Die Verwendung von Betrugssoftwares sowie missbräuchliche Falschbuchungen durch Gewerbetreiber hatte zu Steuerverlusten von mehreren Millionen Euro pro Bundesland geführt. Neu ab kommendem Jahr sind die Zertifikatspflicht für Kassen, die Belegausgabepflicht sowie Meldepflichten für neu angeschaffte Kassen.

 

Zertifikatspflicht für Kassen

Quelle: © Simon Kadula/Shutterstock
Quelle: © Simon Kadula/Shutterstock

Ab 2020 besteht die Pflicht, elektronische Kassensysteme sowie deren Aufzeichnungen durch eine interne zertifizierte technische Sicherungseinrichtung (TSE) zu schützen.

 

Entscheidend ist, dass alle Kasseneingaben protokolliert und später nicht mehr verändert werden können.

 

Außerdem müssen Sie die digitalen Aufzeichnungen auf einem Speichermedium sichern und diese für Außenprüfungen stets zur Verfügung stellen.

Übergangsregelung bis 2022 für alte Registrierkassen

Für alte Registrierkassen gilt weiterhin eine Übergangsregelung, sofern die Kasse baubedingt nicht mit einer zertifizierten Sicherungseinrichtung aufrüstbar ist. Alle Registrierkassen, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschafft wurden, können Sie somit weiterhin bis einschließlich 31.12.2022 verwenden.

 

Zeitplan für Zertifikatspflicht ist fraglich

Ob es gelingt, bis Anfang 2020 über 2 Mio. Kassensysteme umzurüsten, ist aufgrund der nur noch kurzen Frist fraglich. Außerdem könnte es angesichts der Menge an notwendigen Sicherheitszertifikaten für die unterschiedlichsten Kassensysteme zu Lieferengpässen kommen.

 

Neue Meldepflichten für neuangeschaffte Kassen ab 2020

Bei Neuanschaffung oder Außerbetriebnahme eines elektronischen Aufzeichnungssystems müssen Sie dies innerhalb eines Monats an das zuständige Finanzamt melden. Bedenken Sie, dass die erstmalige Mitteilung aller vor dem 01.01.2020 angeschafften Kassen bis zum 31.01.2020 erfolgen muss.

 

Es ist anzunehmen, dass es gegen Jahresende zu einer enormen Verdichtung von Meldungen kommen wird, da Schätzungen zufolge über 2 Mio. Kassen gemeldet werden müssen.

 

Dass die Steuerkanzleien diese Meldungen wegen anderer dringender Aufgaben wie etwa der Durchführung von Inventuren oder dem Abschluss der Lohnbuchhaltung erst einmal nicht bearbeiten können, sollte die Finanzverwaltung nach Auffassung des Deutschen Steuerberaterverbandes (DStV) berücksichtigen. Der Verband fordert daher eine Verlängerung der Mitteilungsfrist bis zum 31.03.2020.

 

Neue Belegausgabepflicht: Das sind die möglichen Formate

Ab 2020 wird zudem eine Belegausgabepflicht eingeführt. Sofern Sie ein elektronisches Kassensystem verwenden, müssen Sie von da an jedem Kunden einen Kassenbeleg aushändigen. Diesen können Sie wie gewohnt in Papierform oder unter Zustimmung des Belegempfängers auch elektronisch ausgeben. Zulässig sind alle standardisierten Dateiformate wie JPG oder PDF.

 


Fazit

Aufgrund der vielen Gesetzesänderungen fällt es schwer, als Kleinunternehmer den Überblick zu bewahren.

 

Grundsätzlich gilt: Alle elektronischen und computergestützten Kassen ebenso wie Registrierkassen müssen jeden aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet festhalten. Diese Regelung findet sich in den GoDB. Für die Mitteilung an das zuständige Finanzamt müssen Sie einen amtlichen Vordruck verwenden.

 

Damit Sie nie wieder eine Frist oder Gesetzesänderung verpassen, empfehlen wir eine Buchhaltungssoftware. Durch ständige Updates sind die Programme stets auf dem aktuellen Stand. So vermeiden Sie, dass die Betriebsprüfer Ihre Buchhaltung nicht anerkennen und stattdessen Ihre Steuern schätzen, denn das kann ziemlich teuer werden.

 

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