Revisionssicherheit der Archivierung

Ein digitales Archiv besteht einfach gesagt aus Dateien. Dateien bestehen aus elektronischen Informationen, aus Nullen und Einsen, aus Bits und Bytes. Aus unserem alltäglichem Umgang mit Dateien wissen wir, dass man sie bearbeiten kann. Zum Beispiel umbenennen, verschieben, kopieren und auch löschen. Wie verträgt sich das nun mit den gesetzlichen Anforderungen an die Revisionssicherheit?

Revisionssicherheit

Dazu muss man wissen, was Revisionssicherheit eigentlich bedeutet.

 

Kurz definiert: Die Daten müssen wieder auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert werden.

Detaillierte Informationen zu diesem Thema sind den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) festgehalten.

Gesetzliche Grundlagen

Abgabenordnung (AO) § 147 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen

(1) Die folgenden Unterlagen sind geordnet aufzubewahren:
1.Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
2.die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,
3.Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
4.Buchungsbelege,
4a.Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union,
5.sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

 

§ 257 HGB - Aufbewahrung von Unterlagen Aufbewahrungsfristen

(1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:

1.Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
2.die empfangenen Handelsbriefe,
3.Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
4.Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs. 1 zu führenden Büchern (Buchungsbelege).

(2) Handelsbriefe sind nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen.
 

(3) Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse können die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, daß die Wiedergabe oder die Daten

1.mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,
2.während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.

(4) Die in Absatz 1 Nr. 1 und 4 aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren.