Digitale Archivierung


Dokumenten-Scan-Service. Wir machen das für Sie.

Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Personalakten, Briefe, Angebote, Verträge, Tankbelege, Notizen und vieles mehr wandert über unsere Schreibtische. Und dann? Knicken-Lochen-Abheften oder zu uns senden. Unser Scan-Service digitalisiert Ihre Dokumente und unser digitaler Archiv-Service bewahrt sie sicher auf. Auf Wunsch sogar revisionssicher.
Und das Beste ist: Sie finden Ihrer Dokumente schnell wieder, dank durchsuchbarer PDF-Dateien.
Wohin mit den Dokumenten?
Wohin nur mit den Dokumenten?
  • Bis zu 80% der Geschäftsdokumente liegen in meistens unstrukturierter Papierform vor
  • Durchschnittlich die halbe Arbeitszeit im Büro wird mit der Suche nach Informationen verbracht
  • Etwa 1/4 aller Unternehmensinformationen gehen verloren oder werden vermisst

Wir helfen Ihnen eine geordnete Ablage zu erstellen

Der Buchhalter e.V. - Digitales Archiv

Ihr Aktenberg wird von uns digitalisiert. Dabei wird jedes Dokument automatisch per OCR in eine durchsuchbare PDF-Datei umgewandelt. Auf Wunsch auch indexiert, was die spätere Suche natürlich erheblich vereinfacht.

Die Daten können Sie dann auf einem Datenträger (CD, DVD, USB-Stick, SD-Card) übernehmen. Oder wir halten die Daten revisionssicher auf einem hochgesichertem Server im digitalem Archiv vor.

Und wie funktioniert das konkret?

Sie senden uns Ihre Akten zu. Dann bereiten wir die Akten zum scannen vor, darin liegt auch ein Großteil des Aufwandes. Je nach Zustand und Ordnung der Akten variiert deshalb der Preis.
Grundsätzlich unterscheiden wir nach homogenen und Mischordnern.

 

Homogene Ordner enthalten Belege von gleicher Form, Größe und Beschaffenheit. Sie machen also weniger Arbeit als Mischordner. Wie der Name schon sagt, enthalten Mischordner Belege von unterschiedlicher Form, Größe und Beschaffenheit. Grundsätzlich ist das für unsere Scanner kein Problem, aber das entnehmen und bereitlegen ist deutlich aufwendiger.

 

Die gescannten Dokumente legen wir in Sammelmappen oder -boxen ab. So nehmen sie weniger Platz in Anspruch und lassen sich einfach ablegen. Gegen Aufpreis heften wir die Dokumente auch wieder in die Ordner zurück, bevor wir sie Ihnen zurückgeben. Wenn Sie das wünschen kümmern wir uns auch um die Archivierung Ihrer Originale.

Digitales Archiv

Das digitale Archiv bietet sehr viele Vorteile für den Unternehmer:

Modernes Rechenzentrum

Komfortabler Datenzugriff:

Niemand muss ins staubige Aktenlager gehen und sich mühsam durch die Akten wühlen. Wertvolle Arbeitszeit wird frei. Die Daten sind schnell und einfach verfügbar. Dank der Indizierung und der Volltextsuche lassen sich die relevanten Dateien komfortabel finden.

 

Datenverlust

Geringer bis gar kein Platzbedarf:

Wertvoller Raum wird frei. Daten in Form von Bits & Bytes benötigen nun mal sehr wenig Platz. Und das noch nicht mal bei Ihnen, sondern höchst gesichert in einem deutschen Rechenzentrum.
Und den freien Raum können Sie sicher besser nutzen.

 

 

Der Buchhalter e.V. - Digitales Archiv

Sicheres Backup

Ein angenehmer Nebeneffekt: Sichern Sie Ihre Dateien auf dem Server. Sollte es zum Datenverlust in Ihrem Büro kommen, sind die Daten fernab im Rechenzentrum in Sicherheit.

Dort werden sie übrigens auch mehrfach gesichert auf redundanten Systemen gehalten.
Das ist zur Zeit die sicherste Art auf Ihre Daten aufzupassen.


Preisübersicht Scanservice und Archivierung

Dienstleistung Preis
Aktenordner DIN A4 inkl. 400 Seiten, homogene Füllung, inkl. OCR 20,00 Euro
jede weitere Seite 0,02 Euro
Aktenordner DIN A4 inkl. 400 Seiten, gemischte Füllung, inkl. OCR 24,00 Euro
jede weitere Seite 0,025 Euro
Entklammerung je Ordner (bis zu 40 Klammern) 4,00 Euro
Rücksortierung je Ordner 3,00 Euro
Trennblätter (Indexierungen pro Ordner), je 0,75 Euro
Speicherung auf DVD 8,00 Euro
Ordner-Rückversand zu Selbstkosten
Einlagerung Aktenordner je Ordner und Jahr 2,00 Euro
Digitale Archivierung auf Server je GB (30-40 Ordner) und Jahr 9,00 Euro

 

Alle Preise zzgl. ges. Umsatzsteuer.