Scanservice und digitale Archivierung
Die Ausgangslage: Das Papierarchiv.
Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Personalakten, Briefe, Angebote, Verträge, Tankbelege, Notizen, Handbücher, Zeichnungen, Dokumentationen und vieles mehr wandert über unsere Schreibtische und dann in mehr oder weniger beherrschbaren Papierarchiven, die von Jahr zu Jahr anwachsen.
Hinzu kommt , dass der Unterhalt der Archive durch steigende Mietpreise immer teurer wird. Brand- und Wasserschäden bergen zusätzliche Risiken.
Wir helfen Ihnen eine geordnete Ablage zu erstellen
Ihr Aktenberg wird von uns bzw. von REISSWOLF digitalisiert. Dabei wird jeder Ordner indiziert und automatisch per OCR in eine durchsuchbare PDF-Datei umgewandelt.
Zugriff zu Ihren Daten haben Sie dann über Ihr Webportal über einen zertifizierten
Sicherheitszugang mit doppeltem Login. Die digitalen Daten lassen sich in Sekundenschnelle recherchieren, egal von welchem Ort und zu welcher Zeit.
Gute Gründe für die Digitalisierung Ihrer Dokumente:
- Bis zu 80% der Geschäftsdokumente liegen in meistens unstrukturierter Papierform vor
- Durchschnittlich die halbe Arbeitszeit im Büro wird mit der Suche nach Informationen verbracht
- Etwa 1/4 aller Unternehmensinformationen gehen verloren oder werden vermisst
Dokumenten-Scan-Service. Wir machen das für Sie.
Denn wir die online basierte Lösung von REISSWOLF an. Ein Unternehmen mit langer Erfahrung im Bereich Aktenarchivierung und Aktenvernichtung.
Das Dokumenten Management System bietet für jede Anforderung eine passende Lösung wie zB. Workflow Funktion, automatischer Dateiupload oder Datenzugriff aus ausgewählte Inhalte für Dritte (z.B.
für uns).
Alles wird auf Servern von REISSWOLF in deutschen Rechenzentren gehostet. Wir haben keinen Zugriff auf die Daten. Die Verwaltung liegt komplett in Ihrer Hand. Interessiert ?
Und wie funktioniert das konkret?
Sie senden uns Ihre Akten/Aktenordner zu oder geben sie persönlich bei uns ab. Im Großraum Hamburg können wir Ihre Ordner auch kostengünstig abholen lassen.
Dies passiert alles unter maximalem Datenschutz. Schon der Transport zu dem Scannern erfolgt in elektronisch gesicherten Transportboxen in hochsicheren Fahrzeugen mit speziell geschultem
Personal. Ihre Ordner werden nun geöffnet, entheftet, gescant und in Ihr digitales Archiv übermittelt.
Die gescannten Akten werden nun - natürlich erst nach Ihrer Freigabe - entweder der zertifizierten Vernichtung zugeführt oder aber in speziellen Archivboxen, die etwa fünf DIN A4-Ordner fassen, eingelagert.
Digitales Archiv
Das digitale Archiv bietet sehr viele Vorteile für den Unternehmer:
Komfortabler Datenzugriff:
Niemand muss ins staubige Aktenlager gehen und sich mühsam durch die Akten wühlen. Wertvolle Arbeitszeit wird frei. Die Daten sind schnell und einfach verfügbar. Dank der Indizierung und der Volltextsuche lassen sich die relevanten Dateien komfortabel finden.
Geringer bis gar kein Platzbedarf:
Wertvoller Raum wird frei. Daten in Form von Bits & Bytes benötigen nun mal sehr wenig Platz. Und das noch nicht mal bei Ihnen, sondern höchst gesichert in einem deutschen
Rechenzentrum.
Und den freien Raum können Sie sicher besser nutzen.
Sicheres Backup
Ein angenehmer Nebeneffekt: Sichern Sie Ihre Dateien auf dem Server. Sollte es zum Datenverlust in Ihrem Büro kommen, sind die Daten fernab im Rechenzentrum in Sicherheit.
Dort werden sie übrigens auch mehrfach gesichert auf redundanten Systemen gehalten.
Das ist zur Zeit die sicherste Art auf Ihre Daten aufzupassen.
Automatisieren Sie die Archivierung Ihrer digitalen Belege
Ob Telefonrechnung, Aborechnung oder Flugtickets – GetMyInvoices erfasst all Ihre Rechnungen aus über 2500+ Online-Portalen.
Automatischer Import aus E-Mail-Postfächern
GetMyInvoices erfasst auch Rechnungen. die Ihnen per Email zugesandt werden.
Eine E-Mail-Adresse für alle Rechnungen
GetMyInvoices bietet zudem ein zentrales E-Mail-Postfach, an das Sie alle eingehenden Rechnungen schicken können.
Der Bearbeitungsaufwand pro Rechnung sinkt damit durchschnittlich um 5 Minuten – so bleibt Ihnen mehr Zeit fürs Kerngeschäft! Wie GetMyInvoices Ihnen hilft, erfahren Sie hier!
Preisübersicht Scanservice und Archivierung
|
Teil I (digitale Archivierung): |
Preis |
|
|
je Ordner 23,95 Euro |
|
Datenbevorratung pro angefangenes Gigabyte* (GB) monatlich
|
6,95 Euro |
|
Teil II (physikalische Archivierung): |
Preis |
|
|
7,50 Euro |
|
Monatliche Lagermiete je Karton |
0,90 Euro |
|
Archivzugriff pro Karton (innerhalb von 24 Stunden nach Auftragseingang über RWAS) |
2,95 Euro |
|
Transportpauschale für 2 Karton Zustellung zu Ihnen am nächsten Werktag nach der Anforderung innerhalb der Regelarbeitszeiten |
19,00 Euro |
|
Wiedereinlagerung pro Karton Im Zuge von Zugriffen, sonst zzgl. Transportkosten |
2,95 Euro |
Vernichtungpauschale je Karton (5 Ordner DIN A4)
|
4,95 Euro |
|
*Transport kostenfrei innerhalb Hamburg, andere Abholorte bitte Preise anfragen.
Alle Preise zzgl. ges. Umsatzsteuer. |
Berechnungstool für Scan- und Archivservice zum Download:
REISSWOLF Archivsoftware (RWAS)
Eine optimale Verwaltung und der uneingeschränkte Zugriff auf unternehmensrelevante Daten
und Dokumente ist die Basis jedes erfolgreichen Unternehmens. Beides setzt eine digitale Akten- und
Datenverwaltung voraus.
- Lückenlose Dokumentation aller externen und/oder internen Archivierungsschritte
- Effiziente Verwaltung mit-geschützter personalisierter Web-Oberfläche
- Erfassung der Metadaten nach Ihrer Vorgabe
- Zugriffe, Vernichtung und Neueinlagerungen werden über RWAS bestellt - regional oder niederlassungsübergreifend in Deutschland, Europa oder weltweit
- Zusortierungen physisch und digital (Hybridakte) möglich
- ULD Datenschutz-Siegel für RWAS R3 und zertifiziert nach ISO 9001:2008
Interne und externe Archivierung
Auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten, adaptiert, recherchiert, verwaltet und pflegt RWAS Daten, Dokumente und Akten.
Das sichere Webportal kann dabei auf zwei Arten genutzt oder auch miteinander kombiniert werden:
RWASonIine sieht eine externe Archivierung in einem unserer
Hochsicherheitsarchive vor. Bei RWASoffice verbleibt die Aktenarchivierung in Ihrem Hause, aber beides erfolgt mit identischen Nutzungsprofilen. Eine Verschmelzung interner und
externer Archive ist so jederzeit problemlos moglich.
Verfügbarkeit Ihrer Akten
RWASonIine gewährleistet rund um die Uhr Zugriff auf den gesamten Aktenbestand und Akten konnen schnell und direkt angefordert werden. Die Auslieferung kann per REISSWOLF Fahrer, wenn notwendig binnen 3 Stunden nach Anforderung im Raum Hamburg erfolgen oder als Scan-on-Demand (Ihrer eingelagerten Papierakten) weltweit bereftgestellt werden.
Sicherheit Ihrer Akten/Daten
Zusätzlich konnen über RWAS Nutzerkreise und -rechte definiert werden, die Auskunft über jeden
Datenzugriff und jede Aktenbewegung geben. Voraussetzung für die Nutzung von RWAS ist ein
lnternetanschluss - mehr nicht. Von uns erhalten Sie die Zugangsdaten für den geschützten Sicherheitsbereich und mit der Erstellung einheitlicher, individualisierbarer Etiketten liefern Sie
Informationen, die direkt und automatisch in die Datenbank von RWAS übertragen werden.
Zusätzlich konnen über RWAS Nutzerkreise und -rechte definiert werden, die Auskunft über jeden
Datenzugriff und jede Aktenbewegung geben. Voraussetzung für die Nutzung von RWAS ist ein
lnternetanschluss - mehr nicht. Von uns erhalten Sie die Zugangsdaten für den geschützten Sicherheitsbereich und mit der Erstellung einheitlicher, individualisierbarer Etiketten liefern Sie
Informationen, die direkt und automatisch in die Datenbank von RWAS übertragen werden.
Optimale Verwaltung
Jede Akte hat zu jedem Zeitpunkt einen Barcode. Sobald ein neues Etikett für eine Akte generiert wird,
ist diese als "aktive Akte" sofort sichtbar. Aktive Akten konnen Sie bearbeiten, als pdf erneut laden, verleihen oder Iöschen.
Intern oder extern archiviert, Ihre unternehmensspezifische Struktur bleibt erhalten oder kann nach
Bedarl neu organisiert und wirksamer abgebildet werden. Das intelligente Verwaltungstool RWAS
richtet sich in seiner Funktion nach Ihren Vorgaben und Bedürfnissen - egal ob regional oder
niederlassungsübergreifend.
Nehmen Sie unverbindlich Kontakt mit uns auf:
Ein Anruf kostet nichts, eine Email auch nicht. Und ganz im Sinne des Themas: Die Daten, die Sie hier in dieses Formular eingeben werden von uns nicht weitergegeben und falls sich keine Geschäftsbeziehung zwischen uns ergeben sollte, haken wir auch nicht mit nervigen Werbemails oder Anfragen nach.