Unternehmensportal (zu Ihren Akten)

Unternehmensportal? Was bedeutet das eigentlich?

Sicheres Unternehmensportal
Sicheres Unternehmensportal

Das Wort Portal bedeutet Tür/Zugang. In diesem Fall steht es für den Zugang zu Ihrem Aktenraum. Allerdings ist der nicht mehr in Ihrem Keller oder Lagerraum, sondern im Rechenzentrum.

 

Ein Rechenzentrum lagert die Akten in digitaler Form - in Dateiform. Das ist der wesentliche Unterschied zur herkömmlichen, analogen Aktenlagerung.

Was sind die Anforderungen an ein Aktenlager / Archiv?

Grundsätzlich soll ein Archiv die Akten für einen längeren Zeitraum sicher vor unbefugtem Zugriff und vor Zerstörung oder Beschädigung aufbewahren. Dabei sollte aber im Bedarfsfall schnell und einfach eine Akte, ein Bild oder Dokument gefunden werden.

Was sind die Vorteile des digitalen Archives?

Das digitale Archiv kann alles, was das analoge Archiv auch kann. Also die Grundanforderungen an Schutz, Lagerdauer und Zugriff sind gegeben. Diese Grundanforderungen werden aber schneller, effektiver und kostengünstiger erfüllt.

 

Dazu kommen weitere Möglichkeiten, die prinzipiell im herkömmlichem Kellerarchiv auch möglich sind, aber nur mit teils sehr hohem Aufwand:

  • Akteneinsicht - selbst oder für Dritte.
  • Akten kopieren, Akten versenden.
  • Wiedereinlagern, sortieren
  • Akten vernichten
  • Fristen überwachen

Und dann gibt es noch Eigenschaften, die nur das digitale Archiv bieten kann:

  • Benutzerstrukturen mit Berechtigungen erstellen
  • Aufgaben und Workflows einrichten
  • Automatische Texterkennung, zum Beispiel für die Buchhaltung.
  • Redundante Lagerung !
  • Einbindung des Archives in Unternehmensabläufe
  • Mobiler Zugriff über PC, Tablet oder Smartphone
Unternehmensportal
Unternehmensportal

Der Zugriff ist einfach, schnell und sicher. Sie können Dokumente hochladen, herunterladen, verwalten, kopieren, teilen uvm.

 

Das Portal ist intuitiv und selbsterklärend gestaltet.Auch Nutzer ohne besondere Vorkenntnisse finden sich schnell zurecht.

Wie sicher ist das Portal?

Das Portal öffnet Ihnen über den gesicherten Online-Zugang (SSL-Verschlüsselung) über Ihren Computer-Browser oder per App vom Smartphone oder Tablet den Zugriff auf Ihre Dokumente zu jeder Zeit und von jedem Ort. Daten bleiben in Deutschland im Hohsicherheitsrechenzentrum.

Zertifiziert nach ISO 9001 2008.

Was kostet das Portal?

Die Preise richten sich nach der Archivgröße, nur wird hier nicht nach Quadratmeter sondern nach Gigabyte abgerechnet:

Datenbevorratung pro angefangenes Gigabyte* (GB) monatlich = 6,95 Euro zzgl. USt.

Inklusive Webportal mit Archivsoftware zum komfortablen Management

*reicht für ca.30-40 Aktenordner

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