Büroservice und Firmensitz (virtual office) in Hamburg

Der Buchhalter e.V. - Hafen Hamburg
Hamburg - Tor zur Welt
  • Offizielle Geschäftsadresse
  • Ladungsfähig
  • Digitaler Posteingang
  • Digitales Archiv
  • Schutz vor betrügerischen Werbebriefen
  • Service ist monatlich kündbar

Ausserdem können Sie Ihren Telefonanschluss hier registrieren lassen und erhalten eine Hamburger Telefon-Vorwahl.

Diese Leistungen erhalten Sie für nur 55,00 Euro (zzgl. ges.Umsatzsteuer) je Monat:

Wenn Sie gerade ein Geschäft gründen, umziehen oder erweitern, dann kommt ein postalisch und vor allem gerichtlich zustellfähiger Firmensitz für kleines Geld möglicherweise gerade Recht.
Denn nicht jeder Vermieter duldet ein Firmenschild neben dem Eingang. Auch behördlich kann es Probleme geben, wenn ein Gewerbe z.B. im Wohngebiet angemeldet wird.

- wir stellen Ihren Firmensitz/Geschäftsadresse

Büroservice / Firmensitz für Existenzgründer

Ihre Eingangspost (Briefpost) wird geöffnet und per Email an Sie weitergeleitet. Dabei wird natürlich Diskretion gewahrt. Wir erstellen Ihnen ein digitales Postfach und legen Ihre Eingangspost dort ab. Hochgesichert und verschlüsselt versteht sich. Sie können dann per Browser oder App auf Ihrem Smartphone oder Tablet jederzeit auf die Dokumente zugreifen. Sie können das digitale Postfach auch als Archiv benutzen, also auch selbst Dokumente hochladen. Oder für größere Mengen unseren Scanservice nutzen.

Die Originale werden Ihnen bei Bedarf gegen Portoerstattung zugesandt. Spätestens nach Ablauf eines Kalenderjahres werden die Dokumente an Sie versandt. Als Zusatzleistung bieten wir auch die dauerhafte Archivierung an.

Werbesendungen  werden nicht gescant. Von abonnierten
Zeitschriften, Kataloge und Broschüren scannen ggf. nur das Deckblatt, damit Sie informiert werden. Wenn Sie es wünschen, geben Sie uns fallweise Bescheid, wir senden Ihnen die Originale dann gegen Portoerstattung zu. Ansonsten werden sie spätestens 6 Wochen nach Eingang vernichtet.

 

Größere Sendungen und/oder Pakete werden auch entgegen genommen und weitergeleitet. Dieser Service wird zu Selbstkosten abgerechnet.

Spamschutz: Wir schützen Sie auch vor ungebetenen Eintragungsofferten diverser nutzloser Register mit absurder Gewinnerzielungsabsicht. Diese Art betrügerischer Briefe werden direkt zu Futter für unseren Aktenvernichter.

Der Buchhalter e.V. - FAQ zum Firmensitz

Häufige Fragen:

  • Ist das erlaubt, was sagt das Finanzamt?
  • Kann ich meine Firma in das Handelsregister eintragen lassen?
  • Ist das eine ladungsfähige Adresse?
  • Kann ich die Adresse im Impressum verwenden?

Wir haben dutzende von Unternehmen in unseren Adressen registriert. Die meisten davon sind Kapitalgesellschaften, also GmbH oder UG. Viele sind hier gegründet, einige auch hierher verlegt worden. Alle sind problemlos in das Hamburger  Handelsregister eingetragen worden, einige werden bei Hamburger Finanzämtern geführt, einige bei anderen Finanzämtern.

Und ja: Die Adresse ist ladungsfähig und kann im Geschäftsverkehr verwendet werden. Natürlich auch im Impressum für Website oder Onlineshop.

Der Buchhalter e.V. - FAQ zum Firmensitz
  • Was passiert mit Paketsendungen oder Lieferungen?

    Nehmen wir grundsätzlich nicht an. Aber Sie können mit uns vereinbaren, das Päckchen und Pakete angenommen werden. Wir senden sie dann gegen Kostenerstattung weiter. Manche Kunden aus der Nähe holen ihre Sendungen auch regelmäßig selbst ab
Der Buchhalter e.V. - Telefonanschluss Placetel
  • Wie funktioniert das mit dem Telefon?
    Sobald Sie den Büroservice-Vertrag haben, dient dieser als Address-Nachweis für Erlangung einer Hamburger Telefonnummer. Wir helfen Ihnen gerne, in dem wir den Antrag für einen Telefonanschluss gleich mit ausstellen. Da es sich um einen VOIP-Anschluss handelt, können Sie ihn von überall aus benutzen. Alles, was Sie brauchen ist ein Internetzugang.
  • Kann ich die Rufnummer behalten? Kein Problem, die Nummer bleibt bestehen, Sie können sie innerhalb Hamburgs mitnehmen.

BFH-Urteil zum Vorsteuerabzug bei Rechnung an Briefkastenanschrift

Damit eine Rechnung zum Vorsteuerabzug berechtigt, muss sie die im Umsatzsteuergesetz vorgeschriebenen Angaben enthalten. Dazu gehört unter Anderem die vollständige Anschrift des Unternehmers. Dabei galt es zu klären, ob die Anschrift der Ort ist wo die wirtschaftliche Tätigkeit ausgeübt wird oder ob es ausreicht, dass er dort lediglich postalisch erreichbar ist.

 

Nun hat der BFH - als Folgeurteil des Europäischen Gerichtshofes - mit zwei Urteilen vom 26.08.2018 entschieden, dass eine Rechnung für den Vorsteuerabzug eine Anschrift des leistenden Unternehmers enthalten muss, unter der er postalisch erreichbar ist (sog. Briefkastenanschrift). Damit ist jetzt auch vom BFH bestätigt, dass unsere Firmensitzkunden auch hier keine Probleme bekommen.

Wie kann ich starten?

Das geht schnell und einfach. Einfach Vertrag downloaden und ausfüllen. Alles was wir dann noch brauchen ist ein aktueller Handelsregisterauszug oder bei Personen eine Kopie des Ausweises und der aktuellen Meldebescheinigung.
Bei ausländischen Partnern benötigen wir analog dazu die entsprechenden Dokumente.

Ausserdem ist unser Service monatlich kündbar - Sie gehen also kein Risiko durch langfristige Bindung ein, wie es bei normalen Gewerbe-Mietverträgen üblich wäre. 

 


Download
Büroservice-Mietvertrag
Büroservice-Vertrag für die Gestellung eines Firmensitzes inkl. Postweiterleitung und optionaler Telefonnummer mit monatlicher Kündigungsfrist. Einfach downloaden, ausdrucken, ausfüllen, Kopie HR-Auszug oder Ausweis mit aktueller Meldebestätigung beifügen und an uns zurücksenden oder faxen.
Bürservice-Vertrag 2018 08.pdf
Adobe Acrobat Dokument 312.0 KB

Und wie lange dauert die Einrichtung?

Praktisch von jetzt auf gleich. Sie senden den ausgefüllten und unterschriebenen Vertrag ein (Email reicht), fügen die weiter oben genannten Nachweise bei und erhalten nach kurzer Prüfung den Vertrag mit unserer Unterschrift zurück. In dem Moment ist Ihre Firma auch schon am Briefkasten aufgeführt.


FAQ - Büroservice mit digitalem Posteingang.

FAQ digitaler Posteingang

Vielleicht haben Sie Fragen zu dem digitalem Posteingang. Die häufigsten Fragen (FAQ= Frequently Asked Questions) und die zugehörigen Antworten haben wir hier für Sie zusammengestellt.


Sollten Sie darüber hinaus noch Fragen haben, so zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung.

Wie funktioniert die Einrichtung des digitalen Postfachs?

Kurz nach dem Vertragsabschluss erhalten Sie einen Link zur Einrichtung Ihres Zugangs zur Datenbox. Sie wählen Nutzernamen und Passwort und dann können Sie bereits auf Ihr digitales Postfach zugreifen.

 

Dort legen wir Ihre Post ab. Die Dateien werden sinnvoll benannt, in der Regel mit dem Namen des Absenders, Dokumententyp und -datum. Ausserdem werden alle Dokumente mit einem Eingangsstempel versehen. So finden Sie sich schnell zurecht.

Wie kommen die Briefe in das digitale Postfach?

Die Postsendungen werden von uns geöffnet und mit einem Eingangsstempel versehen. Dann werden die Sendungen gescant. Dabei wird in der Regel der Inhalt eines Briefes in einer Datei abgelegt. Komplexe Sendungen werden ggf. in mehrere Dateien aufgeteilt, damit Sie sie einzeln zur Verfügung haben und keine riesigen Dateien trennen müssen. Beispiel: Der Notar schickt seine Rechnung und die Urkunden. Dann werden Rechnungen und Urkunden gesondert abgespeichert.

Wie lassen sich die Dateien leicht finden?

Die Dateien werden sinnvoll benannt, in der Regel mit dem Namen des Absenders, Dokumententyp und -datum. So finden Sie sich schnell zurecht. Seit kurzem lassen wir die Dateien durch eine Texterkennung laufen, dann erhalten Sie PDF, welche Sie im Volltext durchsuchen können. Beispiel: Sie suchen nach dem Schlagwort "Rechnung", dann erhalten Sie alle Dokumente, die das Wort "Rechnung" enthalten. Das ist schon eine prima Sache.

Gibt es einen Zugang per Smartphone?

Ja, nach erfolgreicher Registrierung laden Sie sich die IDGARD-App auf Ihr Smartphone. Verfügbar für IOS und Android. So haben Sie jederzeit Ihre gesamte Eingangspost in der Hand.

Wie wird über neue Post informiert?

Das System erkennt automatisch, wenn neue Post bzw. Dateien eingegangen sind. Sie erhalten eine Email mit dem Hinweis darauf. So verpassen Sie nichts. Wenn Sie die Smartphone-App nutzen, können Sie dort auch eine Push-Mitteilung erhalten. Das können Sie individuell einstellen.

In welchem Format werden die Daten gespeichert?

Wir scannen die Dokumente farbig mit einer Auflösung von 200dpi. Die Speicherung erfolgt als durchsuchbare PDF-Datei.

Wie erhalte ich Zugriff auf die Daten?

Digitales Postfach

Sie können über Ihren Web-Browser, Ihr Smartphone oder auch mit einem Synchronisationstool auf Ihre Daten zugreifen.

 

Das Synchronisationstool funktioniert unter Windows, auch auf Servern. Sie können dann auf die Daten über ein virtuelles Laufwerk zugreifen. Den Download finden Sie auf der Website von IDGARD.

Was passiert, wenn mein Postfach zu voll wird?

Keine Sorge, Ihr Postfach fasst 4GB, das reicht für etwa 100.000 Seiten! Weitere GB lassen sich kostengünstig dazu buchen.

Wie sicher sind die Daten im Postfach?

Die Datenübertragung (Upload und Download) erfolgen nach hohem Standard verschlüsselt. Die Server stehen in deutschen Hochsicherheitsrechenzentren, dort sind sie auch physikalisch bestens geschützt. Ebenso sicher ist Ihr Zugang geschützt.

Zugangsdaten/Passwort vergessen. Was nun?

Zugang wieder herstellen

Nach fünf Fehlversuchen innerhalb eines Tages wird Ihr Zugang automatisch gesperrt. Den gleichen Effekt erleben Sie, wenn Sie Ihre Zugangsdaten vergessen haben. Keine Sorge, Ihre Daten bleiben in jedem Fall erhalten.

 

Dann gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten, Ihren Zugriff wieder herzustellen:

1. PUK (Personal Unlocking Key) - mit dem PUK können Sie selbst ein neues Passwort anlegen. Allerdings müssen Sie den PUK selbst generieren. Und das funktioniert nur, während Sie Zugang haben. Also am Besten gleich per Browser einloggen und unter Einstellungen/PUK den PUK generieren und an sicherer Stelle aufbewahren.

 

2. Wir initieren Ihren Zugang erneut. Dazu müssen Sie uns kontaktieren und wir senden Ihnen einen neuen Zugangslink (wie bei der Ersteinrichtung) zu. Das ist aber auch für uns etwas aufwändig, daher berechnen wir für diese Leistung ein Serviceentgelt i.H.v. 5,00 Euro zzgl. USt.

Was passiert mit den Originalbelegen?

Die Originalbelege werden von uns gesammelt. Jeweils zum Jahreswechsel stellen wir Sie vor die Wahl: Die Dokumente werden in Archivboxen verpackt und gegen Portoerstattung an Sie gesandt oder von uns zu günstigen Konditionen professionell eingelagert. Mehr dazu hier.

Was passiert mit größeren Sendungen, Katalogen, Zeitschriften?

Werbesendungen werden direkt aussortiert. Relevante Kataloge und Zeitschriften werden mit der Vorderseite gescant und vier Wochen aufbewahrt. Sie können dann ggf. reagieren und eine Zusendung des Originals (gegen Portoerstattung) verlangen.

Was passiert mit Paketen?

Grundsätzlich gilt: Alles, was nicht mit der regulären Briefpost eintrifft, also nicht in einen Briefkasten einzuwerfen ist, wird von uns nur widerwillig angenommen oder auch verweigert. Aber keine Sorge. Wir entscheiden das im Einzelfall mit Sinn und Verstand. Die Sendung wird dann per DHL gegen Kostenerstattung (Porto + Handlingspauschale i.H.v. 5,00 Euro je Packstück) an Sie weitergesandt. Pakete/Packstücke/Sendungen über 20kg werden nicht angenommen.