FAQ zum digitalem Posteingang

FAQ digitaler Posteingang

Vielleicht haben Sie Fragen zu dem digitalem Posteingang. Die häufigsten Fragen (FAQ= Frequently Asked Questions) und die zugehörigen Antworten haben wir hier für Sie zusammengestellt.


Sollten Sie darüber hinaus noch Fragen haben, so zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung.

Wie funktioniert die Einrichtung des digitalen Postfachs?

Kurz nach dem Vertragsabschluss erhalten Sie einen Link zur Einrichtung Ihres Zugangs zur Datenbox. Sie wählen Nutzernamen und Passwort und dann können Sie bereits auf Ihr digitales Postfach zugreifen.

 

Dort legen wir Ihre Post ab. Die Dateien werden sinnvoll benannt, in der Regel mit dem Namen des Absenders, Dokumententyp und -datum. Ausserdem werden alle Dokumente mit einem Eingangsstempel versehen. So finden Sie sich schnell zurecht.

Wie kommen die Briefe in das digitale Postfach?

Digitales Postfach

Die Postsendungen werden von uns geöffnet und mit einem Eingangsstempel versehen. Dann werden die Sendungen gescant. Dabei wird in der Regel der Inhalt eines Briefes in einer Datei abgelegt. Komplexe Sendungen werden ggf. in mehrere Dateien aufgeteilt, damit Sie sie einzeln zur Verfügung haben und keine riesigen Dateien trennen müssen. Beispiel: Der Notar schickt seine Rechnung und die Urkunden. Dann werden Rechnungen und Urkunden gesondert abgespeichert.

Wie lassen sich die Dateien leicht finden?

Die Dateien werden sinnvoll benannt, in der Regel mit dem Namen des Absenders, Dokumententyp und -datum. So finden Sie sich schnell zurecht. Seit kurzem lassen wir die Dateien durch eine Texterkennung laufen, dann erhalten Sie PDF, welche Sie im Volltext durchsuchen können. Beispiel: Sie suchen nach dem Schlagwort "Rechnung", dann erhalten Sie alle Dokumente, die das Wort "Rechnung" enthalten. Das ist schon eine prima Sache.

Gibt es einen Zugang per Smartphone?

IDGARd-App

Ja, nach erfolgreicher Registrierung laden Sie sich die IDGARD-App auf Ihr Smartphone. Verfügbar für IOS und Android.

 

So haben Sie jederzeit Ihre gesamte Eingangspost in der Hand und werden per PUSH-Nachricht über neue Dokumente informiert.

Wie wird über neue Post informiert?

Das System erkennt automatisch, wenn neue Post bzw. Dateien eingegangen sind. Sie erhalten eine Email mit dem Hinweis darauf. So verpassen Sie nichts. Wenn Sie die Smartphone-App nutzen, können Sie dort auch eine Push-Mitteilung erhalten. Das können Sie individuell einstellen.

In welchem Format werden die Daten gespeichert?

Wir scannen die Dokumente farbig mit einer Auflösung von 200dpi. Die Speicherung erfolgt als durchsuchbare PDF-Datei.

Wie erhalte ich Zugriff auf die Daten?

Sie können über Ihren Web-Browser, Ihr Smartphone oder auch mit einem Synchronisationstool auf Ihre Daten zugreifen. Das Synchronisationstool funktioniert unter Windows, auch auf Servern. Sie können dann auf die Daten über ein virtuelles Laufwerk zugreifen. Den Download finden Sie auf der Website von IDGARD.

Was passiert, wenn mein Postfach zu voll wird?

Keine Sorge, Ihr Postfach fasst 4GB, das reicht für etwa 100.000 Seiten! Weitere GB lassen sich kostengünstig dazu buchen.

Wie sicher sind die Daten im Postfach?

Die Datenübertragung (Upload und Download) erfolgen nach hohem Standard verschlüsselt. Die Server stehen in deutschen Hochsicherheitsrechenzentren, dort sind sie auch physikalisch bestens geschützt. Ebenso sicher ist Ihr Zugang geschützt.

Zugangsdaten/Passwort vergessen. Was nun?

Zugang wieder herstellen

Nach fünf Fehlversuchen innerhalb eines Tages wird Ihr Zugang automatisch gesperrt. Den gleichen Effekt erleben Sie, wenn Sie Ihre Zugangsdaten vergessen haben. Keine Sorge, Ihre Daten bleiben in jedem Fall erhalten.

 

Dann gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten, Ihren Zugriff wieder herzustellen:

1. PUK (Personal Unlocking Key) - mit dem PUK können Sie selbst ein neues Passwort anlegen. Allerdings müssen Sie den PUK selbst generieren. Und das funktioniert nur, während Sie Zugang haben. Also am Besten gleich per Browser einloggen und unter Einstellungen/PUK den PUK generieren und an sicherer Stelle aufbewahren.

 

2. Wir initieren Ihren Zugang erneut. Dazu müssen Sie uns kontaktieren und wir senden Ihnen einen neuen Zugangslink (wie bei der Ersteinrichtung) zu. Das ist aber auch für uns etwas aufwändig, daher berechnen wir für diese Leistung ein Serviceentgelt i.H.v. 5,00 Euro zzgl. USt.

Was passiert mit den Originalbelegen?

Original-Belege

Die Originalbelege werden von uns gesammelt. Jeweils zum Jahreswechsel stellen wir Sie vor die Wahl:

 

Die Dokumente werden in Archivboxen verpackt und gegen Portoerstattung an Sie gesandt oder von uns zu günstigen Konditionen professionell eingelagert. Mehr dazu hier.

 

(Keine Sorge, das Bild soll nur das trockene Thema etwas auflockern)

Was passiert mit größeren Sendungen, Katalogen, Zeitschriften?

Werbesendungen werden direkt aussortiert. Relevante Kataloge und Zeitschriften werden mit der Vorderseite gescant und vier Wochen aufbewahrt. Sie können dann ggf. reagieren und eine Zusendung des Originals (gegen Portoerstattung) verlangen.

Was passiert mit Paketen?

Grundsätzlich gilt: Alles, was nicht mit der regulären Briefpost eintrifft, also nicht in einen Briefkasten einzuwerfen ist, wird von uns nur widerwillig angenommen oder auch verweigert. Aber keine Sorge. Wir entscheiden das im Einzelfall mit Sinn und Verstand. Die Sendung wird dann per DHL gegen Kostenerstattung (Porto + Handlingspauschale i.H.v. 5,00 Euro je Packstück) an Sie weitergesandt. Pakete/Packstücke/Sendungen über 20kg werden nicht angenommen.