FAQ zum virtuellen Büro

Firmensitz - Fragen und Antworten.

FAQ digitaler Posteingang

Vielleicht haben Sie Fragen zu dem digitalem Posteingang. Die häufigsten Fragen (FAQ= Frequently Asked Questions) und die zugehörigen Antworten haben wir hier für Sie zusammengestellt.


Sollten Sie darüber hinaus noch Fragen haben, so zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung.

Wie funktioniert die Einrichtung des digitalen Postfachs?

Kurz nach dem Vertragsabschluss erhalten Sie einen Link zur Einrichtung Ihres Zugangs zur Datenbox. Sie wählen Nutzernamen und Passwort und dann können Sie bereits auf Ihr digitales Postfach zugreifen.

 

Dort legen wir Ihre Post ab. Die Dateien werden sinnvoll benannt, in der Regel mit dem Namen des Absenders, Dokumententyp und -datum. Ausserdem werden alle Dokumente mit einem Eingangsstempel versehen. So finden Sie sich schnell zurecht.

Wie kommen die Briefe in das digitale Postfach?

Digitales Postfach

Die Postsendungen werden von uns geöffnet und mit einem Eingangsstempel versehen. Dann werden die Sendungen gescant. Dabei wird in der Regel der Inhalt eines Briefes in einer Datei abgelegt. Komplexe Sendungen werden ggf. in mehrere Dateien aufgeteilt, damit Sie sie einzeln zur Verfügung haben und keine riesigen Dateien trennen müssen. Beispiel: Der Notar schickt seine Rechnung und die Urkunden. Dann werden Rechnungen und Urkunden gesondert abgespeichert.

Wann wird die Post gescannt?

Die Post wird von Montag bis Freitag am Tag des Eingangs gescannt und in Ihr Archiv geladen. Post vom Samstag wird am Montag bearbeitet (und erhält dann auch den Eingangsstempel vom Montag).

Wird die Post mit einem Eingangsstempel versehen?

Ja, die Post wird mit einem neutralem Eingangsstempel versehen. Bei amtlichen Zustellungen wird der Briefumschlag mit dem Zustellungsvermerk ebenfalls gescannt und als Anlage mit dem Inhalt gespeichert.

Wie lassen sich die Dateien leicht finden?

Die Dateien werden sinnvoll benannt, in der Regel mit dem Namen des Absenders, Dokumententyp und -datum. So finden Sie sich schnell zurecht. Ausserdem lassen wir die Dateien durch eine Texterkennung laufen, dann erhalten Sie PDF, welche Sie im Volltext durchsuchen können. Beispiel: Sie suchen nach dem Schlagwort "Rechnung", dann erhalten Sie alle Dokumente, die das Wort "Rechnung" enthalten. Das ist schon eine prima Sache.

Wie wird über neue Post informiert?

Das System erkennt automatisch, wenn neue Post bzw. Dateien eingegangen sind. Sie erhalten eine Email mit dem Hinweis darauf. So verpassen Sie nichts. Wenn Sie die Smartphone-App nutzen, können Sie dort auch eine Push-Mitteilung erhalten. Das können Sie individuell einstellen.

In welchem Format werden die Daten gespeichert?

Wir scannen die Dokumente farbig mit einer Auflösung von 200dpi. Die Speicherung erfolgt als durchsuchbare PDF-Datei.

Was passiert, wenn mein Postfach zu voll wird?

Keine Sorge, Ihr Postfach fasst 1GB, das reicht für etwa 30.000 Seiten! Weitere GB lassen sich kostengünstig dazu buchen.

Wie sicher sind die Daten im Postfach?

Die Datenübertragung (Upload und Download) erfolgen nach hohem Standard verschlüsselt. Die Server stehen in deutschen Hochsicherheitsrechenzentren, dort sind sie auch physikalisch bestens geschützt. Ebenso sicher ist Ihr Zugang geschützt.

Wie erhalte ich Zugriff auf die Daten?

Digitales Postfach

Sie können über Ihren Web-Browser, Ihr Smartphone oder auch per WebDAV auf Ihre Daten zugreifen.

 

Gibt es einen Zugang per Smartphone?

IDGARd-App

Ja, nach erfolgreicher Registrierung laden Sie sich die Reisswolf f.i.t App auf Ihr Smartphone. Verfügbar für IOS und Android.

 

So haben Sie jederzeit Ihre gesamte Eingangspost in der Hand und werden per PUSH-Nachricht über neue Dokumente informiert.

Was passiert mit den Originalbelegen?

Original-Belege

Die Originalbelege werden von uns gesammelt. Jeweils zum Jahreswechsel stellen wir Sie vor die Wahl:

 

Die Dokumente werden in Archivboxen verpackt und gegen Portoerstattung an Sie gesandt.

 

(Keine Sorge, das Bild soll nur das trockene Thema etwas auflockern)

Was passiert, wenn mein Postfach zu voll wird?

Keine Sorge, Ihr Postfach fasst 1GB, das reicht für etwa 30.000 Seiten! Weitere GB lassen sich kostengünstig dazu buchen.

Was passiert mit Paketen?

Grundsätzlich gilt: Alles, was nicht mit der regulären Briefpost eintrifft, also nicht in einen Briefkasten einzuwerfen ist, wird von uns nur widerwillig angenommen oder auch verweigert. Aber keine Sorge. Wir entscheiden das im Einzelfall mit Sinn und Verstand. Die Sendung wird dann per DHL gegen Kostenerstattung (Porto + Handlingspauschale i.H.v. 5,00 Euro je Packstück) an Sie weitergesandt. Pakete/Packstücke/Sendungen über 20kg werden nicht angenommen.

Was passiert mit größeren Sendungen, Katalogen, Zeitschriften?

Werbesendungen werden direkt aussortiert. Relevante Kataloge und Zeitschriften werden mit der Vorderseite gescant und vier Wochen aufbewahrt. Sie können dann ggf. reagieren und eine Zusendung des Originals (gegen Portoerstattung) verlangen.

Was passiert mit Paketen?

Grundsätzlich gilt: Alles, was nicht mit der regulären Briefpost eintrifft, also nicht in einen Briefkasten einzuwerfen ist, wird von uns nur widerwillig angenommen oder auch verweigert. Aber keine Sorge. Wir entscheiden das im Einzelfall mit Sinn und Verstand. Die Sendung wird dann per DHL gegen Kostenerstattung (Porto + Handlingspauschale i.H.v. 5,00 Euro je Packstück) an Sie weitergesandt. Pakete/Packstücke/Sendungen über 20kg werden nicht angenommen.

Wie funktioniert die Gewerbeanmeldung?

Persönlich, online, per Brief oder Vollmacht - es gibt viele Wege zurr Gewerbeanmeldung in Hamburg.

Und die GEZ? Was ist mit Rundfunkbeitrag?

Das virtuelle Büro ist keine Betriebsstätte im Sinne des Rundfunkgesetzes und unterliegt somit auch nicht der Beitragspflicht. Zitat von der Website des Beitragservice:

Es wird kein Rund­funk­beitrag er­hoben für:

  • eine reine Funktions­stätte ohne ein­ge­richteten Arbeits­platz, wie beispiels­weise Trafo­häuschen, Wind­räder, Fahr­zeug­depots oder Markt­stände, die nicht orts­fest sind.

Das trifft auch auf unsere Firmensitze zu.

 

Wie funktioniert das mit dem Telefonanschluss?

Sobald Sie den Büroservice-Vertrag haben, können SIe Ihr Gewerbe anmelden oder ummelden. DIe Gewerbeanmeldung dient als Adressnachweis für die Erlangung einer Hamburger Telefonnummer. Wir helfen Ihnen gerne, in dem wir den Antrag für einen Telefonanschluss gleich mit ausstellen. Da es sich um einen VOIP-Anschluss handelt, können Sie ihn von überall aus benutzen. Alles, was Sie brauchen ist ein Internetzugang


Kann ich die Rufnummer bei einem Umzug behalten?

Kein Problem, die Nummer bleibt bestehen, Sie können sie innerhalb Hamburgs mitnehmen. Auch ein Wechsel des Providers ist möglich.