Service / Wissen Themenübersicht:

Stellen Sie Ihre Fragen rund ums Rechnungswesen (Buchhaltung, Lohn+Gehalt, Bilanz, Kasse, Reisekostenabrechnung etc.). Gerne auch aus den Bereichen Existenzgründung, Marketing, Internet.

Wir sammeln die Fragen und erstellen dann Antwortvideos zu dem Thema. Schreiben Sie uns direkt an: info@derbuchhalterverein.de


Mindestlohn

Was Sie darüber wissen sollten, lesen Sie hier.


Reisekosten

Pauschalen, tatsächliche Kosten und Hilfe bei der Abrechnung haben wir für Sie zusammengestellt.


Kalender A2

Unseren praktischen Wandkalender im A2-Format können Sie sich hier downloaden.

Organisation der Buchhaltung

Erleichtern Sie sich und ggf. auch uns die Arbeit mit ein paar einfachen Regeln.


Kassenführung bei Bareinnahmen

Ein kniffliges Thema. Hier liegt sehr vieles noch im Argen. Erfahren Sie mehr über den Umgang mit Kassenbuch, Zählprotokoll und benutzen Sie auch unsere Arbeitshilfen dazu.

PKW im Betrieb

Immer wieder ein Thema: Der betrieblich genutze PKW. Lesen Sie mehr darüber.


Rechnungen richtig ausstellen

Lesen Sie nach, welche Mindestanforderungen an Ihre Rechnungen gestellt werden.
Und neu, wertvolle Design-Tipps.




Organisation der Buchhaltung

Um Ihnen und uns die Arbeit zu erleichtern, ist eine gute Organisation sehr hilfreich.

Wenn Sie uns die Belege in einem Schuhkarton einreichen, kommen wir damit natürlich auch zurecht. Aber die Kosten werden steigen und die Effizienz wird sinken.
Denn erst wenn die Belege sortiert werden, lässt sich die Richtigkeit und Vollständigkeit feststellen. Neben dem höheren Zeitaufwand für das Sortieren werden i.d.R. auch Rückfragen wegen fehlender Belege / Informationen nötig.

Infoblatt: Belege richtig sortieren [56 KB]

Betrieblich genutze PKW

Immer wieder ein Thema: Der betrieblich genutze PKW.
Wenn ein PKW über 50% betrieblich genutzt wird, kommen grundsätzlich zwei Methoden zur Ermittlung des privaten Eigenverbrauches in Betracht.

1. Der private Anteil wird mit einem Fahrtenbuch ermittelt.
Dann ergeben sich folgende Aufzeichnungspflichten im Fahrtenbuch:
Das Fahrtenbuch muss fortlaufend zeitnah in geschlossener (gebundener oder elektronisch gleichwertig manipulationssicherer) Form geführt werden. Die Anlage einer Excel-Datei reicht nicht, weil die Einträge nachträglich verändert werden können. Für dienstliche Fahrten sind mindestens die folgenden Angaben notwendig:
a) Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit (Geschäftsreise, Einsatzwechseltätigkeit, Fahrtätigkeit),
b) Reiseziel und Reiseroute
c) Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner
Für Privatfahrten genügen jeweils Kilometerangaben; für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte genügt jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch.
Beispielrechnung: Fahrtenbuchmethode beim Unternehmer [13 KB]

2. Pauschale Ermittlung des Privatverbrauches mit der 1%-Regel:
1 % des inländischen Bruttolistenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung zzgl. der Kosten für Sonderausstattung je Kalendermonat
Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zusätzlich: 0,03 % des Bruttolistenpreises (s.o.) x Entfernungskilometer abzüglich 0,30 Euro x Entfernungskilometer
Doppelte Haushaltsführung zusätzlich: 0,002 % des Bruttolistenpreises x Entfernungskilometer abzüglich 0,30 Euro x Entfernungskilometer
Beispielrechnung: 1% Regel beim Unternehmer [29 KB]
Beispielrechnung: 1% Regel beim Arbeitnehmer [33 KB]

Wird ein PKW über 10%, jedoch weniger als 50% betrieblich genutzt, kann der PKW zum Betriebsvermögen gehören (sogenanntes gewillkürtes Betriebsvermögen).
In diesem Falle kommt der Teilwertansatz zur Anwendung.
Beispielrechnung: Teilwertansatz beim Unternehmer [14 KB]

Wird ein PKW weniger als 10% betrieblich genutzt, so gehört er nicht zum Betriebsvermögen.

Reisekosten

Für die steuerliche Berücksichtigung der Reisekosten sind bis 2007 Dienstreise/Geschäftsreise, Fahrtätigkeit und Einsatzwechseltätigkeit zu unterscheiden. Ab 01.01.2008 gilt der einheitliche Begriff der Auswärtstätigkeiten. Reisekosten, die durch eine so gut wie ausschließlich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entstehen, sind

Fahrtkosten
Fahrtkosten ab VAZ 2008
• Tatsächliche Aufwendungen für persönliche Benutzung eines Beförderungsmittels;
• bei öffentlichen Verkehrsmitteln der Fahrpreis einschl. Zuschläge; 87
• für Benutzung eines eigenen Fahrzeuges
- bei Einzelnachweis: Kilometersatz aus jährlichen Gesamtkosten (Betriebsstoffkosten, Wartungs- und Reparaturkosten, Garage am Wohnort, Kfz-Steuer, Halterhaftpflicht- und Fahrzeugversicherungen, Zinsen für Anschaffungsdarlehen und AfA). Die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer für Pkw oder Kombi beträgt 6 Jahre; bei hoher Fahrleistung oder Altfahrzeugen ggf. kürzer (AfA-Dauer bei Arbeitnehmern = 8 Jahre).
- ohne Einzelnachweis: Fahrzeug Kilometersatz (Euro pro km)
Kraftwagen 0,30
Motorrad oder Motorroller 0,13
Moped/Mofa 0,08
Fahrrad 0,05
Bei Mitnahme anderer Personen erhöht sich der Kilometersatz von 0,30 Euro um 0,02 Euro und der Kilometersatz von 0,13 Euro um 0,01 Euro.
Ansatz außergewöhnlicher Kosten (Diebstahl, usw.) neben den Kilometersätzen möglich; Schadensersatzleistungen müssen angerechnet werden.

Verpflegungsmehraufwendungen
Dienstreisen im Inland
Eintägige Reise bis 8 Std. 0 Euro
mehr als 8 Std. 14 Euro
24 Std. 28 Euro
Mahlzeiten als Sachbezug oder Verpflegungskürzung
Erhielt der Arbeitnehmer auf seiner Reise von seinem Arbeitgeber eine Mahlzeit, wurde diese in der Regel mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet und entweder von der Reisekostenerstattung einbehalten oder lohnversteuert. Dies ist künftig so nicht mehr möglich.

Die Verpflegungspauschalen sind zu kürzen, wenn dem Arbeitnehmer eine teilentgeltliche oder unentgeltliche Mahlzeit zur Verfügung gestellt wurde. Das ist in folgenden Fällen denkbar:

Arbeitnehmer ist höchstens 8 Stunden weg, erhält daher keine Verpflegungspauschale und hat eine oder mehrere Mahlzeiten erhalten.
Arbeitnehmer ist höchstens 8 Stunden weg. Die neue Vorschrift orientiert sich an den Verpflegungspauschalen. Ist der Arbeitnehmer höchstens 8 Stunden auf der Reise, gibt es jedoch keine Verpflegungspauschalen und ohne Pauschale auch keine Kürzung. In diesem Fall wird der amtliche Sachbezugswert herangezogen, wenn eine Mahlzeitgestellung vorliegt. Die amtlichen Sachbezugswerte betragen ab 01.01.2014 für ein Frühstück 1,63 Euro und 3,00 Euro für ein Mittag- bzw. Abendessen. Der amtliche Sachbezugswert gilt jedoch „nur“, wenn die Mahlzeit nicht mehr als 60 Euro (bis 2104 nicht mehr als 40 Euro) gekostet hat. Kostet die Mahlzeit über 60 Euro ist sie mit ihrem tatsächlichen Betrag als Arbeitslohn zu versteuern. Soll die Mahlzeit mit dem Sachbezugswert als Arbeitslohn versteuert werden, kann die Lohnversteuerung mit 25 % pauschal erfolgen.

Arbeitgeber verzichtet auf die Aufzeichnung von Reisekosten oder der Arbeitnehmer ist länger als 3 Monate am selben auswärtigen Einsatzort tätig (Dreimonatsfrist).
Arbeitgeber verzichtet auf die Aufzeichnung von Reisekosten oder die Dreimonatsfrist ist abgelaufen. Wenn der Arbeitgeber keine Aufzeichnungen über die Reisen führt und somit auch keine Pauschalen erstattet, ist ebenfalls der amtliche Sachbezugswert heranzuziehen, wenn eine Mahlzeitgestellung (unter 60 Euro) vorliegt. Das Gleiche gilt, wenn der Dreimonatszeitraum überschritten wurde und daher keine Verpflegungspauschalen mehr erstattet werden dürfen.
Arbeitnehmer ist mehr als 8 Stunden weg.
Ist der Arbeitnehmer mehr als 8 Stunden unterwegs oder auf einer mehrtägigen Reise (mit oder ohne Übernachtung) und erhält dafür eine steuerliche Verpflegungspauschale, ist diese um erhaltene Mahlzeiten zu kürzen. Folgende Kürzungsbeträge sind dafür festgeschrieben:
Frühstück: Für ein Frühstück werden 20 Prozent des Tagessatzes für eine 24-stündige Abwesenheit (im Inland also 20 % von 28 Euro = 5,60 Euro) angesetzt.
Mittag- oder Abendessen: Bei einem Mittag- oder Abendessen werden jeweils 40 Prozent des Tagessatzes für eine 24-stündige Abwesenheit (im Inland 40 % von 28 Euro = 11,20 Euro) angesetzt.
Die Kürzung der Verpflegungspauschale erfolgt dabei tagesgenau. Erhält der Reisende bei einer zweitägigen Reise am ersten Tag keine Mahlzeit und dafür am letzten Tag Frühstück, Mittag- und ein Abendessen, so wird nur die Verpflegungspauschale des zweiten Tages gekürzt. Die Kürzung kann die (Tages-) Verpflegungspauschale maximal auf 0,00 Euro reduzieren.
b) auf Auslandsdienstreisen
Es gelten länderweise unterschiedliche Pauschbeträge (Auslandstagegelder)
gemäß Bekanntmachung durch BMF 
• Pauschbetrag entsprechend dem Ort, der zuletzt vor 24 Uhr (Ortszeit) erreicht wurde.
• Bei Reisen von Ausland in Inland an einem Tag gilt das Auslandstagegeld.
• Für eintägige Auslandsreisen und für Rückreisetage aus dem Ausland ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend.
• Bei Flugdauer von mehr als 2 Kalendertagen gilt für Zwischenzeiten der Pauschbetrag für Österreich.
• Bei Schiffsreisen gilt der für Luxemburg geltende Pauschbetrag und für die Tage der Ein- und Ausschiffung der Pauschbetrag für den Hafenort. Bei Personal auf deutschen Staatsschiffen/Schiffen der Handelsmarine unter deutscher Flagge gilt Inlandstagegeld.
• Für die in der Bekanntmachung nicht erfassten Länder ist der für Luxemburg geltende Pauschbetrag maßgebend.

• Übernachtungskosten
Unterkunftskosten an ein und derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte können nur noch bis zu 48 Monate lang uneingeschränkt in Höhe der tatsächlich angefallenen Kosten abgezogen werden. Danach dürfen monatlich nur maximal 1.000 Euro (wie bei der doppelten Haushaltsführung) angesetzt werden.

Übernachtungskosten im Hotel.
Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer die gesamten (dienstlichen) Kosten für die Übernachtung steuerfrei erstatten. Der Selbstständige kann die Übernachtungskosten als Betriebsausgabe abziehen.

Ist beim Arbeitnehmer in der Hotelrechnung ein Frühstück enthalten spielt es keine Rolle, ob dies in einer Service-Pauschale enthalten ist oder offen ausgewiesen wird. Die Mahlzeiten werden entsprechend von den Verpflegungspauschalen gekürzt.

Beim Unternehmer wird nur dann die Kürzung von den Verpflegungspauschalen vorgenommen, wenn das Frühstück nicht offen ausgewiesen wird. Denn er kann im Gegensatz zum Arbeitnehmer keinen Sachbezug geltend machen.

Laut BMF-Schreiben ist es unerheblich, ob die Kürzung von der Hotelrechnung oder den Verpflegungspauschalen vorgenommen wird.

• Reisenebenkosten.
Anlass und Art der beruflichen Tätigkeit, Reisedauer und Reiseweg sind aufzuzeichnen und anhand geeigneter Unterlagen (Fahrtenbuch, Tankquittungen, Hotelrechnungen, Schriftverkehr usw.) nachzuweisen.

Richtiges Ausstellen von Rechnungen

Rechnungen bis zu brutto 250 Euro (ab 01.01.2018) gelten als Kleinbetragsrechnungen. Für sie gelten geringere Anforderungen als an andere Rechnungen.

Rechnung
1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
2. Name und Anschrift des Empfängers
3. Liefermenge, handelsübliche Bezeichnung der Lieferung bzw. Leistung
4. Tag/Zeitraum der Lieferung oder Leistung
5. Entgelt
6. Steuerbetrag
7. Steuersatz
8. Ausstellungsdatum
9. Steuernummer
10. Rechnungsnummer fortlaufend
11. Ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung

Kleinbetragsrechnung
1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
2. Liefermenge, handelsübliche Bezeichnung der Lieferung bzw. Leistung
3. Entgelt+Steuerbetrag in einer Summe (Bruttobetrag)
4. Steuersatz
5. Ausstellungsdatum
6. Hinweis auf Steuerbefreiung

Übersicht über die vorgeschriebenen Rechnungsangaben
• (finanzamtsbezogene) Steuernummer des leistenden Unternehmers oder die vom BZSt erteilte USt-Identifikationsnummer.
• bei innergemeinschaftlichen Lieferungen, Handelsvertreter-, Güterbeförderungs- und Bearbeitungsleistungen: USt-Id-Nr. des Kunden
• Name und Anschrift leistender Unternehmer
• Name und Anschrift Leistungsempfänger
• Leistungsbeschreibung (Art, Menge bzw. Umfang)
• Ausstellungsdatum
• Leistungszeitpunkt
• fortlaufende Rechnungsnummer (nach dem BMF-Schreiben v. 19.12.2003 werden erst zum 01.07.2004 Vorsteuern bei Nichtangabe nicht mehr berücksichtigt)
• Bemessungsgrundlage (bei unterschiedlichen Steuersätzen gesondert)
• Steuerbetrag und maßgeblicher Steuersatz (außer bei Steuerbefreiung oder Steuerschuldnerschaft des Auftraggebers)
• Hinweis auf Art der Steuerbefreiung oder auf Steuerschuldnerschaft des Auftraggebers
• bei Lieferungen neuer Fahrzeuge an Abnehmer ohne USt-IdNr. Angaben nach § 1 b Abs. 2 und 3 UStG
• bei Schlussrechnung: vorher vereinnahmte Teilentgelte und auf sie entfallende Steuerbeträge absetzen, falls über Teilentgelte Rechnungen ausgestellt worden sind
• Hinweis auf Anwendung der Differenzbesteuerung (Reiseleistung, Gebrauchtwaren)
• Hinweis auf Aufbewahrungspflicht bei Privatpersonen (zwei Jahre)
• Ab 01.01.2009 entfällt Pflicht zur Rechnungsstellung bei nach § 4 Nr. 8-28 UStG steuerfreien Umsätzen sowie Verpflichtung zu einer zusätzlichen Übermittlung einer Sammelrechnung bei EDI. Ab 01.01.2010 ist USt-Id-Nr. des Leistenden als auch Leistungsempfänger bei Reverse-Charge n. § 13 b Abs. 1 und Abs. 5 S. 1 UStG anzugeben (Grundregelfälle § 3 a Abs. 2 UStG).
• „Gutschrift“ bei Abrechnung durch den Leistungsempfänger
• „Steuerschuldnerschaft Leistungsempfänger“ bei Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse-Charge-Verfahren)
• „Sonderregelung für Reisebüros“ bei Besteuerung von Reiseleistungen
• „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“, „Kunstgegenstände/Sonderregelung“ oder Sammlungsstücke „Antiquitäten/Sonderregelung“ bei Abrechnungen über Gegenständen, die der Differenzbesteuerung unterliegen. Für innergemeinschaftliche Lieferungen und für im Inland steuerpflichtige Leistungen eines im übrigen Gemeinschaftsgebiet ansässigen Unternehmers ist ab 01.01.2013: Rechnungsausstellung spätestens am 15. Tag des Monats der auf den Monat folgt, an dem der Steuertatbestand eingetreten ist (bisher: sechs Monate).

Elektronische Rechnung
Für Umsätze seit dem 01.07.2011 wird die elektronische Rechnung einer Papierrechnung gleichgestellt. Die elektronische Übermittlung bedarf der Zustimmung des Empfängers (formlos).
Die bisherige Übermittlungsform mittels EDI/elektronisch qualifizierter Signatur bleibt zulässig. Neu für Umsätze ab 01.07.2011 möglich elektronische Übermittlung in anderen Formaten (z. B. EMail mit Anhang (pdf, Textdatei); De-Mail, Computer-Fax, Faxserver, Web-Download). Echtheit der Herkunft (Identität des Rechnungsausstellers), Unversehrtheit des Inhaltes (Pflichtangaben während Übermittlung nicht geändert) und Lesbarkeit (für das menschliche Auge) der Rechnung muss durch jegliches innerbetriebliches Kontrollverfahren mit verlässlichem Prüfpfad zwischen der Rechnung und der Leistung gewährleistet sein. Eine Dokumentationspflicht hierüber besteht nicht. Die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug sind durch den Unternehmer nach wie vor nachzuweisen. Auch der Leistungsempfänger kann elektronische Rechnung in Form einer Gutschrift erstellen. Der Leistende und nicht der Leistungsempfänger hat dann das innerbetriebliche Kontrollverfahren durchzuführen.
Elektronische Rechnungen sind in ihrer originären Form zu archivieren unter Beachtung der GoBs und GDPdU (nicht nur als Papierausdruck). Verletzung der Aufbewahrungspflichten stellt
Ordnungswidrigkeit (§ 26 a UStG) dar ohne Auswirkung auf den Vorsteuerabzug. Auf den Vorsteuerabzug wirkt sich dies jedoch nicht aus, wenn die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug nachgewiesen wurden.

Buchtipp:

Rechnungen zu schreiben, gehört zu den schönsten Tätigkeiten für den Unternehmer. Allerdings ist das Stellen einer Rechnung nicht ohne Haken und Ösen. Viele Selbstständige kämpfen mit den gesetzlichen Vorschriften, mit den Pflichtangaben in Rechnungen, mit der Unterscheidung zwischen Kleinbetrags- und normalen Rechnungen und der Festlegung des richtigen Umsatzsteuersatzes.

Das Buch versteht sich als Leitfaden, um Selbstständigen die komplexen Rechnungsvorschriften verständlicher zu machen. Es soll als Wegweiser durch die zahlreichen steuerlichen Vorschriften dienen – versehen mit vielen praktischen Tipps und Beispielen. Ein praktischer Ratgeber, den man gern in die Hand nimmt.

Grundsätze der Kassenführung bei Bareinnahmen

Die Kasse muss zeitnah (täglich) geführt werden.

Die Eintragungen müssen chronologisch und vollständig sein

Tippex u.ä. ist tabu, im Falle eines Falles lieber sichtba durchstreichen und in der nächsten Zeile berichtigen.

Ein elektronisches Kassenbuch ist nur zulässig wenn ein Testat über die GoB-Konformität vorliegt.

Bei Registrierkassen müssen die Tagesabschlüsse (Z-Berichte) lückenlos (fortlaufende Numerierung!) aufbewahrt werden.

Die Kasse muss jederzeit „sturzfähig“ sein, also der Sollbestand laut Kassenbuch muss mit dem tatsächlichen Bestand übereinstimmen. Als Hilfsmittel stellen wir im Downloadbereich ein Zählprotokoll zur Verfügung.

Bei Filialbetrieben ist grundsätzlich für jede Kasse ein getrenntes Kassenbuch zu führen.

Kassenüberträge in eine andere Kasse oder auf das Bankkonto sind aufzuzeichnen, dabei müssen die Daten mit dem Kontoauszug übereinstimmen.

Kassenaufzeichungen auf „Schmierzetteln“ sind zulässig, wenn sie hinterher in Reinschrift überführt werden und die Originale aufbewahrt werden.

Privateinlagen und –entnahmen sind ebenfalls aufzuzeichnen.

Für das Hotel- und Gaststättengewerbe, Handwerker, Autowerkstätten, Einzelanfertigungen bei Juwelieren, Freiberuflern gelten erweiterte Aufzeichnungspflichten. Dies gilt auch für Barverkäufe über 15.000 Euro. Für Einzelheiten sprechen Sie uns gerne an.

Bauleistungen

Umsatzsteuer:
Neue Bestimmungen zum Übergang der Steuerschuld auf den Leistungsempfänger
(§ 13b UStG)


Seit 15. Februar 2014 gilt: Werden Bauleistungen von einem in Deutschland ansässigen Unternehmer in Deutschland erbracht, so ist der Leistungsempfänger nur dann Steuerschuldner, wenn er selbst Unternehmer ist und auch selbst Bauleistungen erbringt. Zudem muss der Leistungsempfänger die an ihn erbrachte Bauleistung seinerseits zur Erbringung einer derartigen Leistung verwenden; auf den Anteil der vom Leistungsempfänger ausgeführten Bauleistungen an den insgesamt von ihm erbrachten steuerbaren Umsätzen (10-Prozent-Regelung) kommt es nicht mehr an. Die bisherige Möglichkeit zur einvernehmlichen Festlegung zwischen beiden Vertragsparteien wurde ebenfalls aufgehoben.
Bei neuen Bauvorhaben empfehlen wir eine Versicherung des Auftraggebers in den Vertrag aufzunehmen, wonach er die empfangene Bauleistung zur Erbringung einer Bauleistung verwenden wird.
Das Bundesfinanzministerium plant ein weiteres BMF-Schreiben, in dem es zur Frage eines Vertrauensschutzes des leistenden Unternehmers Stellung nehmen wird .

Musterrechnung für Bauleistungen nach § 13b UStG [63 KB]


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