GoBD*, Archivierung und Fristen

*Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

 

Neben den allgemeinen Aufbewahrungspflichten werden auch die Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit der Buchhaltung näher beschrieben. Auf die Frage der Verknüpfung zwischen der Datenerfassung und den aufbewahrten Belegen wird besonders Wert gelegt. Ein sachverständiger Dritter muss praktisch sofort den Weg vom Beleg zur Buchung und umgekehrt erkennen können. Auf den alten Grundsatz "Keine Buchung ohne Beleg" wird ausdrücklich hingewiesen. Ist ein Dauersachverhalt gegeben, so muss bei jeder Buchung ein Hinweis auf den Ursprungsbeleg verweisen.

 

Damit Belege umgehend gesichert werden und spätere Manipulation erschwert wird, soll zeitnah gebucht werden. So gilt zum Beispiel der Folgemonat auf die Buchhungsperiode (Monat oder Quartal) als längster Erfassungszeitraum. Das Belegdatum muss sich aus den Buchungen ableiten lassen, um eine Journalfunktion sicher zu stellen. Auch eine hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalles ist angezeigt.

 

Erfasste Geschäftsvorfälle müssen unveränderbar gespeichert werden, also festgeschrieben werden. Spätere Änderungen müssen offensichtlich sein und entsprechend dokumentiert werden. Diese Festschreibung muss spätestens nach Periodenabschluss geschehen. Wird die Festschreibung erst später durchgeführt, z.B. beim Jahresabschluss, ist eine ordnungsgemäße Aufzeichung aus Sicht der Finanzverwaltung nicht mehr gewährleistet.

 

Dies ist im Grunde nicht neu. Nur durch die zunehmende digitalisierung der Daten verändern such die Anforderungen an die Buchhaltung. Besonderer Wert wird jetzt auf eine gute und transparente Dokumentation der Buchhaltung gelegt. Der Begriff „Verfahrensdokumentation“ steht jetzt ganz oben auf der Agenda der Finanzverwaltung. Die Verfahrensdokumentation stellt im Prinzip eine Art Bedienungsanleitung der Buchhführung dar. Dabei werden nicht nur Art und Weise, sondern auch die Verantwortlichkeiten festgelegt.

 

Wir sehen die Verfahrensdokumentation auch als Chance, ein weiteres Qualitätsmerkmal unserer Dienstleistung zu gestalten. Deshalb führen wir sie nun nach und nach für alle unsere Mandanten ein. Für neue Mandate wird sie direkt erstellt, um unsere Zusammenarbeit von vornherein auf eine gute Grundlage zu stellen.

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BMF-Schreiben zu den neuen GoBD ab 2015
Die Finanzverwaltung hat mit Schreiben vom 14.11.2014 neue Grundsätze für die ordnungsgemäße Buchführung in elektronischer Form (GoBD) herausgegeben. Hier können Sie das originale Schreiben in ganzer Länge downloaden.
BMF-Schreiben vom 14.11.2014.pdf
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Arcivierung - aber wie am Besten?

Was wird wie und wo am Besten archiviert? Digital oder analog? Intern oder extern? Was bedeutet revisionssicher?
Viele Fragen, deshalb haben wir dem Thema Archivierung haben wir einen eigenen Abschnitt gewidmet, bitte lesen Sie hier weiter.

Tips und Tricks - Belege haltbar machen:

Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchhaltung verlangen u.A. die Aufbewahrung der Buchhaltungsbelege für 10 Jahre. Das ist bei den heute weit verbreiteten Belegen aus Thermopapier aber kaum möglich. Licht, Reibung und Lösungsmittel machen diese Belege oft schon innerhalb weniger Jahre unlesbar. Um dem Vorzubeugen hilft diese Methode:

Die wichtigsten Punkte zusammengefasst:

  • Belege zeitnah kopieren
  • nicht in Klarsichthüllen lagern
  • nicht dem Sonnenlicht aussetzen (Armaturenbrett, Fensterbank etc.)
  • Belege nicht kleben, sondern klammern

Dann halten sie auch die nächsten 10 Jahre durch und stehen damit bei einer Prüfung sicher zur Verfügung.

Aufbewahrungsfristen: Was steht im Gesetz?

§257 HGB Aufbewahrung von Unterlagen. Aufbewahrungsfristen

(1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:

  1. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
  2. die empfangenen Handelsbriefe,
  3. Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
  4. Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs. 1 zu führenden Büchern (Buchungsbelege).

 

(2) Handelsbriefe sind nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen.

 

(3) 1Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse können die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, daß die Wiedergabe oder die Daten

 

  1. mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,
  2. während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.

 

2Sind Unterlagen auf Grund des § 239 Abs. 4 Satz 1 auf Datenträgern hergestellt worden, können statt des Datenträgers die Daten auch ausgedruckt aufbewahrt werden; die ausgedruckten Unterlagen können auch nach Satz 1 aufbewahrt werden.

 

(4) Die in Absatz 1 Nr. 1 und 4 aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren.

(5) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluß des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluß festgestellt, der Einzelabschluss nach § 325 Abs. 2a oder der Konzernabschluß aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist.