Seit 01.01.2017 neue Anforderungen an elektronische Kassen

Kassenführung ok?

Das Finanzamt verlangt eine ordnungsgemäße Buchhaltung. Dazu gehört natürlich auch die Kasse.

Die Anforderungen an die elektronische Kasse werden immer strenger. Zum 01.01.2017 müssen nach Auffassung der Finanzverwaltung alle elektronischen Kassen die Journaldaten speichern.
Entweder wird die alte Kasse um- bzw. aufgerüstet oder es muss eine neue Kasse verwendet werden.

Ab dem 01.01.2020 ist eine nach den Vorgaben des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) erstellte und zertifizierte Sicherheitseinrichtung in den Kassen vorgesehen. Neben der damit zu erwartenden Manipulationssicherheit wird auch eine Schnittstelle für das Auslesen der Daten durch die Finanzverwaltung installiert.

Ebenfalls soll es ab dem 01.01.2020 dann eine Kassen-Nachschau geben. Also Finanzbeamte können unangemeldet während der Geschäftszeiten auftauchen und die Kassendaten auslesen, um die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung zu prüfen.

Und was nun?

Viele Ladenbesitzer (Friseure, Fashion-Verkäufer, Handwerker und Co) stellen sich jetzt die Frage, wie ist das Problem zu lösen? Sie erkennen, dass eine neue Kassenlösung dringend her muss - aber das ganze Thema ist komplex und leider auch teuer. SEHR TEUER - wenn Sie sich falsch entscheiden. Damit ist nicht nur der Anschaffungspreis gemeint. Viel mehr sind ggf. hohe Steuernachzahlungen zu erwarten, wenn die neue Kasse nicht die Anforderungen erfüllt.
Eine falsche Entscheidung kann existenzbedrohend für Ihr Unternehmen sein. Deshalb prüfen wir hier gerade sorgfältig, bevor wir Empfehlungen aussprechen.

Das hier zum Beispiel:

Eine Kassensoftware ist keine Besorgung, die man nebenbei erledigen sollte. Der Kauf einer Software für den Einzelhandel muss gut überlegt sein, zumal die Systeme heutzutage mehr können sollten, als Ihre Verkäufe abzuwickeln. Eine zuverlässige All-in-One-Lösung finden Sie bei INVENTORUM, denn neben einer intuitiven Kassensoftware für das iPad vereinen wir Lagerverwaltung, Buchhaltung, Kassenbuch, Kundenverwaltung und Onlineshop in einem POS-System.

INVENTORUM Kassensystem ist eine Kassen App für das iPad, das sich durch einen einfachen Download blitzschnell in ein modernes Kassenprogramm für Ihren Einzelhandel mit vielen hilfreichen Funktionen verwandelt. Dank der integrierten Warenwirtschaft können Sie ganz einfach Ihre Produkte in das Kassensystem via Massenimport hochladen und nachträglich jederzeit bearbeiten. Im Kassen-Menü finden Sie dann all Ihre Produkte in der Listen- oder Kachelansicht sowie sortiert nach Kategorien aufgeführt und können sofort mit dem Verkauf beginnen. Die klare Übersicht und die intuitive Bedienung machen das Kassieren so zum Kinderspiel. Eine Software für die Registrierkasse – sozusagen, denn letztere Anschaffung können Sie sich gänzlich sparen,

denn Ihr iPad ist nun wirklich seinen Preis wert und kann mit unserer Kassenlösung mehr, als Sie es sich je haben vorstellen können.

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Grundsätze der Kassenführung bei Bareinnahmen

§146 Abgabenordnung Abs.1:  Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen täglich festgehalten werden. Was bedeutet das für uns? Lesen Sie weiter:

Das die Aufzeichnungen vollständig und richtig vorzunehmen sind ist selbsterklärend. Zeitgerecht und geordnet werden sie durch Einhaltung der chronologischen Reihenfolge und durch fortlaufende Nummerierung der Einträge, Auch das ist den Meisten klar. Allerdings hapert es oft an der letzten Vorschrift, der täglichen Aufzeichnung. Das Kassenbuch soll also nicht z.B. monatlich nachträglich erstellt werden, sondern an jedem Tag mit Kassenbewegungen.

Privateinlagen und –entnahmen sind ebenfalls aufzuzeichnen. Das gilt natürlich auch für Ein- und Auszahlungen auf ein Bankkonto. Wenn es dafür keinen Beleg gibt, muss ein Eigenbeleg erstellt werden. Denn wie in der gesamten Buchhaltung gilt auch hier: Keine Buchung ohne Beleg.

Unterkassen, z.B. von Ausstellungen, Sonderverkäufen vor der Türoder Reisekostenabrechnungen mit vielen Einzelbelegen, können als Einzelposition im Kassenbuch aufgeführt werden.

Die Kasse muss jederzeit „sturzfähig“ sein, also der Sollbestand laut Kassenbuch muss mit dem tatsächlichen Bestand übereinstimmen. Das kann natürlich nur bei täglicher Aufzeichnung und täglichem Zählen der Kasse funktionieren. Als Hilfsmittel stellen wir im Downloadbereich ein Zählprotokoll zur Verfügung.

 

Ein weiterer Grundsatz ist die Nachvollziehbarkeit von Änderungen. Falsche Einträge im Falle eines Falles sichtbar durchstreichen und in der nächsten Zeile berichtigen. Tippex ist tabu.  Kassenaufzeichungen auf „Schmierzetteln“ sind aber durchaus zulässig, wenn sie hinterher in Reinschrift überführt werden und die Originale aufbewahrt werden.

Ein elektronisches Kassenbuch ist nur zulässig wenn ein Testat über die GoB-Konformität vorliegt.

Bei Registrierkassen müssen die Tagesabschlüsse (Z-Berichte) lückenlos (fortlaufende Numerierung!) aufbewahrt werden.

Bei Filialbetrieben ist grundsätzlich für jede Kasse ein getrenntes Kassenbuch zu führen.

Kassenüberträge in eine andere Kasse oder auf das Bankkonto sind aufzuzeichnen, dabei müssen die Daten mit dem Kontoauszug übereinstimmen.

 

Für das Hotel- und Gaststättengewerbe, Handwerker, Autowerkstätten, Einzelanfertigungen bei Juwelieren, Freiberuflern gelten erweiterte Aufzeichnungspflichten. Dies gilt auch für Barverkäufe über 15.000 Euro. (Z.B. Name und Anschrift des Käufers). Für Einzelheiten sprechen Sie uns gerne an.


Wie fast alle Unterlagen sind auch die Kassenbücher nebst Belegen, Abrechnungen und begleitenden Dokumenten 10 Jahre lang aufzubewahren. Für elektronische Registrierkassen werden immer strengere Anforderungen an die Manipulationssicherheit gestellt.

Fachliteratur zum Thema

Diese Buch bietet die Möglichkeit, sich intensiv mit der Thematik Kassenführung zu beschäftigen. Leicht verständlich geschrieben und mit zahlreichen Schaubildern, Tabellen und Mustervordrucken soll es als verlässlicher Begleiter in der täglichen Praxis dienen.


Es liegt auch bei uns im Büro und hat sich sicher schon längst bezahlt gemacht.


Hilfreiche Vorlagen für Sie zum Download:

Wenn Sie die Bareinnahmen lt. dem Kassensystem (Registrierkasse, Computerkasse, Quittungsblock etc.) ermitteln, dann können Sie durch den Kassensturz die Gegenprobe erstellen.
Erst beides zusammen: EInnahmereport aus dem Kassensystem und der gezählte Kassenbestand machen die Kassenbuchhaltung komplett.

 

Beispiel:

Der Kassenbestand am Vorabend war 250,00 Euro, mit diesem Bestand starten Sie auch in den hoffentlich erfolgreichen Arbeitstag.


Während des Tages erzielen Sie Bareinnahmen, haben ein Nachnahmepaket angenommen und 100,00 Euro aus der Kasse entnommen. Weitere 200,00 Euro haben sie privat entnommen.


Sie schliessen die Ladenkasse ab und drucken den sogenannten Z-Bon aus. Auf dem Z-Bon finden Sie  nun neben weiteren Details den erzielten Barumsatz des Tages: 925,00 Euro.

Jetzt kommt der Kassensturz: Sie "stürzen" die Geldschublade und zählen jede Münze und jeden Schein, also vom 1-Cent-Stück bis zum 500 Euro Schein. Dabei benutzen Sie unsere Vorlage mit dem Zählprotokoll. Die Summe ergibt genau 870,00 Euro.

 

Zwei Dinge haben Sie jetzt erreicht:

  • Ihre Kasse ist ordentlich geführt
  • Sie erkennen, dass 5,00 Euro fehlen (Kassenmanko)

So sieht dann der Kassenbericht mit unserer Vorlage aus:

Download
Kassenbericht Excel Vorlage
Erstellen Sie mit dieser einfachen, aber bewährten Vorlage einen Kassenbericht mit Zählprotokoll, der den Betriebsprüfer zu einem Lob hinreissen wird ;=).
Kassenbericht Excel.xlsx
Microsoft Excel Tabelle 11.7 KB
Download
Kassenbericht PDF Vorlage
Wie Excel Vorlage, aber ohne Rechenfunktion - zum Ausdrucken und Ausfüllen per Hand.
Kassenbericht Vorlage zum Ausdrucken.pdf
Adobe Acrobat Dokument 27.6 KB
Download
Eigenbeleg Ein-Auszahlungen Kasse
Eigenbeleg für Einlagen/Entnahmen und Geldtransit Kasse/Bank Bank/Kasse zum Ausdrucken.Jeweils zwei Belege A5 quer auf einem Blatt A4 hoch.
Eigenbeleg.pdf
Adobe Acrobat Dokument 17.8 KB
Download
Kassensturz
EInfaches Zählprotokoll, ideal zur Erfassung von Bargeldbeständen zu einem bestimmtem Zeitpunkt (Kassensturz).
Kassensturz.xlsx
Microsoft Excel Tabelle 14.9 KB
Download
Kassenbuch Online
Nähere Informationen zum Agenda Kassenbuch Online, welches wir für unsere Mandanten ab Paketgröße M ohne Aufpreis anbieten.
Der Buchhalter e.V. Kassenbuch online.pd
Adobe Acrobat Dokument 2.8 MB

Pressemitteilung des Bundesfinanzministeriums vom 13. Juli 2016:

Neue Anforderungen an elektronische Registrierkassen

Elektronische Registrierkassen müssen künftig über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Das hat das Bundeskabinett am 13. Juli 2016 mit dem „Entwurf eines Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ beschlossen. Damit wird Steuerhinterziehung durch manipulierte Kassenaufzeichnungen wirksam bekämpft.

 

Künftig müssen nach dem Gesetzentwurf die sogenannten Grundaufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet auf einem Speichermedium gesichert werden. Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen dafür über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen, die aus drei Bestandteilen besteht: einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle. Das Sicherheitsmodul gewährleistet, dass Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr unerkannt manipuliert werden können. Auf dem Speichermedium werden die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert. Die digitale Schnittstelle gewährleistet eine reibungslose Datenübertragung für Prüfungszwecke. 

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) soll die technischen Anforderungen an diese Sicherheitseinrichtung definieren und anschließend entsprechende Anbieterlösungen zertifizieren. Der Gesetzentwurf schreibt keine bestimmte Lösung vor, sondern ist technologieoffen und herstellerunabhängig ausgestaltet. Damit wird den jeweiligen Verhältnissen der verschiedenen Wirtschaftszweige Rechnung getragen, außerdem kann so technische Innovation berücksichtigt werden.

Die von der Physikalisch-Technischen Bundesanstalt entwickelte INSIKA-Smartcard erfüllt heute schon viele Anforderungen des vorgesehenen Zertifizierungsverfahrens. Die INSIKA-Smartcard dürfte somit ohne größeren Aufwand nach kleineren, noch erforderlichen Anpassungen als ein technisches Sicherheitsmodul zertifiziert werden können. 

Die Einführung einer allgemeinen Registrierkassenpflicht sieht der Gesetzentwurf nicht vor. Sie wäre aus Kosten-Nutzen-Gesichtspunkten unverhältnismäßig. Dies gilt insbesondere bei Wochenmärkten, Gemeinde-, Vereinsfesten oder Hofläden und Straßenverkäufern sowie Personen, die ihre Dienstleistungen nicht an festen Orten gebieten. Ausnahmen wären zudem nicht rechtssicher abgrenzbar. Die Kontrolle einer verpflichtenden Nutzung von Registrierkassen wäre zudem mit hohem Verwaltungsaufwand verbunden. 

Der Gesetzentwurf sieht eine Belegausgabe auf Verlangen des Kunden vor. Es wird damit ausdrücklich gesetzlich normiert, dass jedem Kunden das Recht zusteht, einen Beleg zu fordern. Eine Belegausgabepflicht ist nicht vorgesehen, da steuerliche Kontrollen auch ohne eine derartige Pflicht möglich sind. 

Ergänzend zu den bereits vorhandenen Instrumenten der Steuerkontrolle in Unternehmen soll als neues Instrument eine Kassen-Nachschau gesetzlich eingeführt werden. Diese Kassen-Nachschau soll als eigenständiges Verfahren speziell zum Zwecke der Überprüfung von Aufzeichnungen mittels Registrierkassen eingeführt werden. 

Werden Verstöße gegen die neuen Verpflichtungen zur ordnungsgemäßen Nutzung der technischen Sicherheitseinrichtung festgestellt, können diese als Steuerordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße von bis zu 25.000 Euro geahndet werden. 

Die Sicherheitseinrichtung ist verpflichtend ab dem 1. Januar 2020 einzusetzen. Aus Gründen des Vertrauensschutzes wurde eine Übergangsregelung für Unternehmen aufgenommen, die sich eine neue Kasse gemäß den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26. November 2010 angeschafft haben, aber diese bauartbedingt nicht mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung aufrüsten können. Diese Kassen können längstens bis zum 31. Dezember 2022 genutzt werden.