Rechnungen erstellen

Rechnungen bis zu brutto 150 Euro (ab 01.01.2007) gelten als Kleinbetragsrechnungen. Für sie gelten geringere Anforderungen als an andere Rechnungen.

Rechnung
1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
2. Name und Anschrift des Empfängers
3. Liefermenge, handelsübliche Bezeichnung der Lieferung bzw. Leistung
4. Tag/Zeitraum der Lieferung oder Leistung
5. Entgelt
6. Steuerbetrag
7. Steuersatz
8. Ausstellungsdatum
9. Steuernummer
10. Rechnungsnummer fortlaufend
11. Ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung

Kleinbetragsrechnung
1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
2. Liefermenge, handelsübliche Bezeichnung der Lieferung bzw. Leistung
3. Entgelt+Steuerbetrag in einer Summe (Bruttobetrag)
4. Steuersatz
5. Ausstellungsdatum
6. Hinweis auf Steuerbefreiung

Übersicht über die vorgeschriebenen Rechnungsangaben
ab 01.01.2004
• (finanzamtsbezogene) Steuernummer des leistenden Unternehmers oder die vom BZSt erteilte USt-Identifikationsnummer.
• bei innergemeinschaftlichen Lieferungen, Handelsvertreter-, Güterbeförderungs- und Bearbeitungsleistungen: USt-Id-Nr. des Kunden
• Name und Anschrift leistender Unternehmer
• Name und Anschrift Leistungsempfänger
• Leistungsbeschreibung (Art, Menge bzw. Umfang)
• Ausstellungsdatum
• Leistungszeitpunkt
• fortlaufende Rechnungsnummer (nach dem BMF-Schreiben v. 19.12.2003 werden erst zum 01.07.2004 Vorsteuern bei Nichtangabe nicht mehr berücksichtigt)
• Bemessungsgrundlage (bei unterschiedlichen Steuersätzen gesondert)
• Steuerbetrag und maßgeblicher Steuersatz (außer bei Steuerbefreiung oder Steuerschuldnerschaft des Auftraggebers)
• Hinweis auf Art der Steuerbefreiung oder auf Steuerschuldnerschaft des Auftraggebers
• bei Lieferungen neuer Fahrzeuge an Abnehmer ohne USt-IdNr. Angaben nach § 1 b Abs. 2 und 3 UStG
• bei Schlussrechnung: vorher vereinnahmte Teilentgelte und auf sie entfallende Steuerbeträge absetzen, falls über Teilentgelte Rechnungen ausgestellt worden sind
• Hinweis auf Anwendung der Differenzbesteuerung (Reiseleistung, Gebrauchtwaren)
• Hinweis auf Aufbewahrungspflicht bei Privatpersonen (zwei Jahre)
• Ab 01.01.2009 entfällt Pflicht zur Rechnungsstellung bei nach § 4 Nr. 8-28 UStG steuerfreien Umsätzen sowie Verpflichtung zu einer zusätzlichen Übermittlung einer Sammelrechnung bei EDI. Ab 01.01.2010 ist USt-Id-Nr. des Leistenden als auch Leistungsempfänger bei Reverse-Charge n. § 13 b Abs. 1 und Abs. 5 S. 1 UStG anzugeben (Grundregelfälle § 3 a Abs. 2 UStG).

Zusätzliche Rechnungsangaben ab 01.01.2013 (Entwurf Jahressteuergesetz 2013)
• „Gutschrift“ bei Abrechnung durch den Leistungsempfänger
• „Steuerschuldnerschaft Leistungsempfänger“ bei Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse-Charge-Verfahren)
• „Sonderregelung für Reisebüros“ bei Besteuerung von Reiseleistungen
• „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“, „Kunstgegenstände/Sonderregelung“ oder Sammlungsstücke „Antiquitäten/Sonderregelung“ bei Abrechnungen über Gegenständen, die der Differenzbesteuerung unterliegen. Für innergemeinschaftliche Lieferungen und für im Inland steuerpflichtige Leistungen eines im übrigen Gemeinschaftsgebiet ansässigen Unternehmers ist ab 01.01.2013: Rechnungsausstellung spätestens am 15. Tag des Monats der auf den Monat folgt, an dem der Steuertatbestand eingetreten ist (bisher: sechs Monate).

Elektronische Rechnung (ab 01.07.2011)
Für Umsätze ab dem 01.07.2011 wird die elektronische Rechnung einer Papierrechnung gleichgestellt. Die elektronische Übermittlung bedarf der Zustimmung des Empfängers (formlos).
Die bisherige Übermittlungsform mittels EDI/elektronisch qualifizierter Signatur bleibt zulässig. Neu für Umsätze ab 01.07.2011 möglich elektronische Übermittlung in anderen Formaten (z. B. EMail mit Anhang (pdf, Textdatei); De-Mail, Computer-Fax, Faxserver, Web-Download). Echtheit der Herkunft (Identität des Rechnungsausstellers), Unversehrtheit des Inhaltes (Pflichtangaben während Übermittlung nicht geändert) und Lesbarkeit (für das menschliche Auge) der Rechnung muss durch jegliches innerbetriebliches Kontrollverfahren mit verlässlichem Prüfpfad zwischen der Rechnung und der Leistung gewährleistet sein. Eine Dokumentationspflicht hierüber besteht nicht. Die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug sind durch den Unternehmer nach wie vor nachzuweisen. Auch der Leistungsempfänger kann elektronische Rechnung in Form einer Gutschrift erstellen. Der Leistende und nicht der Leistungsempfänger hat dann das innerbetriebliche Kontrollverfahren durchzuführen.
Elektronische Rechnungen sind in ihrer originären Form zu archivieren unter Beachtung der GoBs und GDPdU (nicht nur als Papierausdruck). Verletzung der Aufbewahrungspflichten stellt
Ordnungswidrigkeit (§ 26 a UStG) dar ohne Auswirkung auf den Vorsteuerabzug. Auf den Vorsteuerabzug wirkt sich dies jedoch nicht aus, wenn die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug nachgewiesen wurden.

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