Reisekostenabrechnung

Seit dem 01.01.2008 gilt der einheitliche Begriff der Auswärtstätigkeiten. Reisekosten, die durch eine so gut wie ausschließlich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entstehen, sind Fahrtkosten
• Tatsächliche Aufwendungen für persönliche Benutzung eines Beförderungsmittels;
• bei öffentlichen Verkehrsmitteln der Fahrpreis einschl. Zuschläge
• für Benutzung eines eigenen Fahrzeuges
- bei Einzelnachweis: Kilometersatz aus jährlichen Gesamtkosten (Betriebsstoffkosten, Wartungs- und Reparaturkosten, Garage am Wohnort, Kfz-Steuer, Halterhaftpflicht- und Fahrzeugversicherungen, Zinsen für Anschaffungsdarlehen und AfA). Die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer für Pkw oder Kombi beträgt 6 Jahre; bei hoher Fahrleistung oder Altfahrzeugen ggf. kürzer (AfA-Dauer bei Arbeitnehmern = 8 Jahre).
- ohne Einzelnachweis: Fahrzeug Kilometersatz (Euro pro km)
Kraftwagen 0,30 Euro
Motorrad oder Motorroller 0,13 Euro
Moped/Mofa 0,08 Euro
Fahrrad 0,05 Euro
Bei Mitnahme anderer Personen erhöht sich der Kilometersatz von 0,30 Euro um 0,02 Euro und der Kilometersatz von 0,13 Euro um 0,01 Euro.
Ansatz außergewöhnlicher Kosten (Diebstahl, usw.) neben den Kilometersätzen möglich; Schadensersatzleistungen müssen angerechnet werden.

Reisekostenrechner (Excel-Formular) zum Download:

Damit verliert die Reisekostenabrechnung ihre Schrecken, Benutzen Sie einfach unser praktisches und kostenlosesTool zur Reisekostenabrechnung für Unternehmer und Arbeitnehmer. Inklusive der vollständigen Reisezieltabelle über die Verpflegungskosten- und Übernachtungspauschalen in aller Welt.

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Reisekosten Inland 2017
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Reisekosten Inland 2016
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Reisekosten Inland 2015
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Buchtip zum Thema Reisekosten:

Das Praxishandbuch beantwortet alle Ihre Fragen zum steuerlichen Reisekostenrecht. Ob Inlands- oder Auslandsreise - Sie erfahren alles über Verpflegungspauschalen, Mahlzeitengewährung auf Dienstreisen, Übernachtungskosten, steuerfreie Arbeitgebererstattung. Neben ausführlichen Erläuterungen und zahlreichen Beispielen bietet Ihnen dieses Buch nützliche Tabellen, Übersichten, Checklisten und Berechnungsformulare.

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Reisekosten Ausland 2017
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Reisekosten Ausland 2016
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Verpflegungsmehraufwendungen

Inland seit 01.01.2014:
Dienstreisen im Inland
Eintägige Reise bis 8 Std. = 0 Euro
mehr als 8 Std. = 12 Euro
mehr als 24 Std. = 24 Euro

Mahlzeiten als Sachbezug oder Verpflegungskürzung
Erhielt der Arbeitnehmer auf seiner Reise von seinem Arbeitgeber eine Mahlzeit, wurde diese in der Regel mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet und entweder von der Reisekostenerstattung einbehalten oder lohnversteuert. Dies ist künftig so nicht mehr möglich.

Verpflegungspauschalen sind zu kürzen, wenn dem Arbeitnehmer eine teilentgeltliche oder unentgeltliche Mahlzeit zur Verfügung gestellt wurde. Das ist in folgenden Fällen denkbar:

Arbeitnehmer ist höchstens 8 Stunden weg, erhält daher keine Verpflegungspauschale und hat eine oder mehrere Mahlzeiten erhalten.
Arbeitnehmer ist höchstens 8 Stunden weg. Die neue Vorschrift orientiert sich an den Verpflegungspauschalen. Ist der Arbeitnehmer höchstens 8 Stunden auf der Reise, gibt es jedoch keine Verpflegungspauschalen und ohne Pauschale auch keine Kürzung. In diesem Fall wird der amtliche Sachbezugswert herangezogen, wenn eine Mahlzeitgestellung vorliegt. Die amtlichen Sachbezugswerte betragen ab 01.01.2014 für ein Frühstück 1,63 Euro und 3,00 Euro für ein Mittag- bzw. Abendessen. Der amtliche Sachbezugswert gilt jedoch „nur“, wenn die Mahlzeit nicht mehr als 60 Euro (bis 2104 nicht mehr als 40 Euro) gekostet hat. Kostet die Mahlzeit über 60 Euro ist sie mit ihrem tatsächlichen Betrag als Arbeitslohn zu versteuern. Soll die Mahlzeit mit dem Sachbezugswert als Arbeitslohn versteuert werden, kann die Lohnversteuerung mit 25 % pauschal erfolgen.

Arbeitgeber verzichtet auf die Aufzeichnung von Reisekosten oder der Arbeitnehmer ist länger als 3 Monate am selben auswärtigen Einsatzort tätig (Dreimonatsfrist).
Arbeitgeber verzichtet auf die Aufzeichnung von Reisekosten oder die Dreimonatsfrist ist abgelaufen. Wenn der Arbeitgeber keine Aufzeichnungen über die Reisen führt und somit auch keine Pauschalen erstattet, ist ebenfalls der amtliche Sachbezugswert heranzuziehen, wenn eine Mahlzeitgestellung (unter 60 Euro) vorliegt. Das Gleiche gilt, wenn der Dreimonatszeitraum überschritten wurde und daher keine Verpflegungspauschalen mehr erstattet werden dürfen.
Arbeitnehmer ist mehr als 8 Stunden weg.
Ist der Arbeitnehmer mehr als 8 Stunden unterwegs oder auf einer mehrtägigen Reise (mit oder ohne Übernachtung) und erhält dafür eine steuerliche Verpflegungspauschale, ist diese um erhaltene Mahlzeiten zu kürzen. Folgende Kürzungsbeträge sind dafür festgeschrieben:
Frühstück: Für ein Frühstück werden 20 Prozent des Tagessatzes für eine 24-stündige Abwesenheit (im Inland also 20 % von 24 Euro = 4,80 Euro) angesetzt.
Mittag- oder Abendessen: Bei einem Mittag- oder Abendessen werden jeweils 40 Prozent des Tagessatzes für eine 24-stündige Abwesenheit (im Inland 40 % von 24 Euro = 9,60 Euro) angesetzt.
Die Kürzung der Verpflegungspauschale erfolgt dabei tagesgenau. Erhält der Reisende bei einer zweitägigen Reise am ersten Tag keine Mahlzeit und dafür am letzten Tag Frühstück, Mittag- und ein Abendessen, so wird nur die Verpflegungspauschale des zweiten Tages gekürzt. Die Kürzung kann die (Tages-) Verpflegungspauschale maximal auf 0,00 Euro reduzieren.
b) auf Auslandsdienstreisen
Es gelten länderweise unterschiedliche Pauschbeträge (Auslandstagegelder)
gemäß Bekanntmachung durch BMF (siehe nachfolgende Tabellen).
Tabelle 2013 [57 KB]
Tabelle 2014 [88 KB]

Tabelle 2015

Tabelle 2016
• Pauschbetrag entsprechend dem Ort, der zuletzt vor 24 Uhr (Ortszeit) erreicht wurde.
• Bei Reisen von Ausland in Inland an einem Tag gilt das Auslandstagegeld.
• Für eintägige Auslandsreisen und für Rückreisetage aus dem Ausland ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend.
• Bei Flugdauer von mehr als 2 Kalendertagen gilt für Zwischenzeiten der Pauschbetrag für Österreich.
• Bei Schiffsreisen gilt der für Luxemburg geltende Pauschbetrag und für die Tage der Ein- und Ausschiffung der Pauschbetrag für den Hafenort. Bei Personal auf deutschen Staatsschiffen/Schiffen der Handelsmarine unter deutscher Flagge gilt Inlandstagegeld.
• Für die in der Bekanntmachung nicht erfassten Länder ist der für Luxemburg geltende Pauschbetrag maßgebend.

• Übernachtungskosten
Unterkunftskosten an ein und derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte können nur noch bis zu 48 Monate lang uneingeschränkt in Höhe der tatsächlich angefallenen Kosten abgezogen werden. Danach dürfen monatlich nur maximal 1.000 Euro (wie bei der doppelten Haushaltsführung) angesetzt werden.

Übernachtungskosten im Hotel.
Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer die gesamten (dienstlichen) Kosten für die Übernachtung steuerfrei erstatten. Der Selbstständige kann die Übernachtungskosten als Betriebsausgabe abziehen.

Ist beim Arbeitnehmer in der Hotelrechnung ein Frühstück enthalten spielt es keine Rolle, ob dies in einer Service-Pauschale enthalten ist oder offen ausgewiesen wird. Die Mahlzeiten werden entsprechend von den Verpflegungspauschalen gekürzt.

Beim Unternehmer wird nur dann die Kürzung von den Verpflegungspauschalen vorgenommen, wenn das Frühstück nicht offen ausgewiesen wird. Denn er kann im Gegensatz zum Arbeitnehmer keinen Sachbezug geltend machen.

Laut BMF-Schreiben ist es unerheblich, ob die Kürzung von der Hotelrechnung oder den Verpflegungspauschalen vorgenommen wird.

• Reisenebenkosten.
Anlass und Art der beruflichen Tätigkeit, Reisedauer und Reiseweg sind aufzuzeichnen und anhand geeigneter Unterlagen (Fahrtenbuch, Tankquittungen, Hotelrechnungen, Schriftverkehr usw.) nachzuweisen.

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Auslandsreisekosten 2015
Für Auslandsreisen gelten länderspezifische Pauschalen.
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Für Auslandsreisen gelten länderspezifische Pauschalen.
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